Großauftrag vorfinanzieren: Material und Personal vor der Kundenzahlung

Ein großer Auftrag bringt Umsatz, aber zuerst Kosten. Sie bestellen Material, zahlen Löhne und beauftragen Subunternehmer, während die Vergütung nach dem Gesetz erst mit der Abnahme des Werkes fällig wird (§ 641 Abs. 1 BGB). Dazwischen liegen oft Wochen oder Monate. Diese Zeit überbrücken Sie aus eigener Kasse oder mit Fremdmitteln.

Die Lücke ist umso größer, je mehr Kosten früh anfallen. Material wird häufig sofort oder mit kurzem Zahlungsziel fällig, Löhne laufen wöchentlich oder monatlich, Subunternehmer stellen eigene Abschlagsrechnungen. Ihr Kunde zahlt dagegen erst nach Leistung, Prüfung und Zahlungsfrist.

Gerade für kleine und mittlere Betriebe wird ein einzelner Großauftrag so zur Liquiditätsprobe. Wer zusagt, ohne die Lücke zu kennen, gerät mitten im Projekt unter Druck. Deshalb steht die Rechnung am Anfang, nicht die Finanzierung.

Stellen Sie die Ausgaben und Einnahmen des Auftrags Woche für Woche gegenüber. Der größte negative Saldo ist Ihr Spitzenbedarf. Genau diesen Betrag müssen Sie vorfinanzieren, nicht die gesamte Auftragssumme.

Das folgende Beispiel ist frei gewählt und zeigt nur die Rechenlogik. Es enthält keine Konditionen. Ein Betrieb übernimmt einen Auftrag über 200.000 Euro. Er rechnet mit 60.000 Euro Material, 50.000 Euro Löhnen und 40.000 Euro für Subunternehmer, zusammen 150.000 Euro Kosten über zehn Wochen.

Erhält der Betrieb eine Anzahlung von 40.000 Euro und nach Woche 5 einen Abschlag von 60.000 Euro, sieht die Rechnung anders aus als ohne Anzahlung. Der Abschlag ist in der letzten Zeile in beiden Varianten abgezogen. Die Tabelle zeigt den Verlauf in drei Zeitpunkten.

Der günstigste Weg ist, den Kunden an der Vorfinanzierung zu beteiligen. Nach § 632a Abs. 1 BGB können Sie Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der erbrachten und vertragsgemäßen Leistungen verlangen, nachgewiesen durch eine prüfbare Aufstellung. Wie das im Detail funktioniert, erklärt der Ratgeber Abschlagszahlungen vereinbaren.

Eine Anzahlung vor Leistungsbeginn ist dagegen Verhandlungssache. Sie muss im Vertrag stehen. Gerade bei Großkunden gelingt sie nicht immer, bei Privatkunden sind die Grenzen enger, etwa die 90-Prozent-Grenze für Abschläge im Verbraucherbauvertrag nach § 650m Abs. 1 BGB. Dort, bei Neubauten und erheblichen Umbauten für Verbraucher, darf der Gesamtbetrag der Abschläge 90 Prozent der Vergütung nicht übersteigen.

Auch Abschläge und Anzahlung schließen die Lücke selten ganz. Material muss oft vor dem ersten Abschlag bezahlt werden, und Abschläge treffen häufig später ein als geplant. Der Rest ist ein Fall für eine externe Finanzierung.

Ein Firmenkredit ist ein Darlehen: Sie erhalten einen festen Betrag, zahlen Zinsen und tilgen über die Laufzeit. Er eignet sich, wenn die Lücke vor der ersten Rechnung entsteht, also wenn Material und Löhne bezahlt werden müssen, bevor es etwas abzurechnen gibt. Eine Auftragsvorfinanzierung zielt genau auf diesen Fall.

Factoring dagegen finanziert Forderungen, die schon bestehen. Nach Angaben des Deutschen Factoring-Verbands verkaufen Sie die Forderungen an ein Factoring-Institut, das sofort Liquidität auszahlt und die Bonität Ihrer Kunden prüft. Rechtlich beruht das auf der Abtretung nach § 398 BGB. Für die Zeit vor der ersten Rechnung hilft es nicht.

Beide Wege lassen sich verbinden: der Kredit für die Startphase, Factoring für die laufenden Rechnungen. Die Unterschiede im Detail finden Sie im Ratgeber Factoring oder Kredit.

Jede Vorfinanzierung ist eine Wette darauf, dass der Kunde am Ende zahlt. Fällt er aus, haben Sie Material und Arbeitsleistung erbracht und zusätzlich einen Kredit zu bedienen. Beim Kredit tragen Sie dieses Risiko in der Regel selbst. Auch bei Anzahlungen bleibt das Restrisiko bei Ihnen.

Beim Factoring kann das Ausfallrisiko je nach Vertrag beim Factor liegen, das hängt von der vereinbarten Leistung ab. Prüfen Sie im Vertrag, ob es sich um echtes Factoring mit Risikoübernahme handelt und welche Forderungen ausgeschlossen sind, etwa bestrittene oder noch nicht abgenommene Leistungen.

Bei Verzug stehen Ihnen gesetzliche Ansprüche zu. Nach § 288 Abs. 5 BGB erhalten Sie von Kunden, die keine Verbraucher sind, eine Pauschale von 40 Euro, außerdem Verzugszinsen. Das ersetzt aber nicht die Liquidität, die Sie bis zur Zahlung brauchen. Prüfen Sie daher vor dem Auftrag die Bonität des Kunden, zum Beispiel über eine Auskunft, und begrenzen Sie die Vorleistung.

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: Erst rechnen, dann verhandeln, zuletzt finanzieren. Wer mit einer belastbaren Wochenübersicht zum Kunden und zum Finanzierungspartner geht, verhandelt besser.

Über Vionor fragen Sie Firmenkredite von 10.000 bis 500.000 Euro mit Laufzeiten von 6 bis 60 Monaten an. Vionor ist Vermittler und kein Kreditgeber. Die Anfrage löst keine SCHUFA-Abfrage aus, die Bonitätsprüfung erfolgt später beim Finanzierungspartner. Voraussetzung für eine Anfrage sind mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit; als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz.

Nach der Anfrage sind BWA und Summen- und Saldenliste Pflichtunterlagen, ebenso Kontoauszüge der letzten sechs Monate. Was Sie sonst bereithalten sollten, steht unter Unterlagen für den Firmenkredit. Zur Vorplanung eignet sich die Liquiditätsplanung.