Personalkosten finanzieren: Löhne zahlen, bevor Kunden zahlen

Lücken bei Löhnen entstehen, weil Personalkosten zu festen Terminen fällig werden, Kundenzahlungen aber erst nach Leistung, Rechnung und Zahlungsziel eingehen. Ein Betrieb, der seine Kunden mit 30 oder 60 Tagen Ziel bezahlen lässt, finanziert die Löhne dieser Zeit selbst vor. Solange das Geschäft gleichmäßig läuft, gleicht der Kassenbestand das aus. Kritisch wird es bei Wachstum, Saisonspitzen oder einzelnen verspäteten Zahlungen.

Personalkosten sind dabei der unbeweglichste Kostenblock. Material lässt sich später bestellen, eine Investition verschieben, ein Lohn dagegen nicht. Nach § 614 BGB ist die Vergütung nach Ablauf des vereinbarten Zeitabschnitts zu zahlen, bei Monatslohn also nach Monatsende, wenn der Arbeitsvertrag nichts Früheres regelt. Für den Mindestlohn setzt § 2 MiLoG zusätzlich eine späteste Grenze.

Besonders betroffen sind personalintensive Betriebe: Dienstleister, Agenturen, Pflege, Handwerk mit hohem Lohnanteil und Projektgeschäft. Bei ihnen machen Löhne einen großen Teil der Ausgaben aus. Schon ein Monat Verzug bei einem großen Kunden kann den gesamten Lohnlauf gefährden. Deshalb lohnt es, die Lohnkosten getrennt von den übrigen Ausgaben zu planen.

Die Personalkosten eines Monats werden nicht an einem Tag fällig, sondern in drei Schritten. Zuerst kommen die Sozialversicherungsbeiträge: Nach § 23 SGB IV sind sie in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wurde. Ein Restbetrag folgt zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats. Viele Betriebe zahlen die Beiträge damit vor dem eigentlichen Lohn.

Danach folgt der Nettolohn an die Beschäftigten zum vertraglich vereinbarten Termin. Für den Mindestlohn gilt nach § 2 MiLoG: spätestens am letzten Bankarbeitstag des Monats, der auf den Arbeitsmonat folgt. Arbeitsverträge sehen häufig frühere Termine vor, etwa das Monatsende.

Zuletzt ist die Lohnsteuer abzuführen. Nach § 41a EStG muss der Arbeitgeber sie spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums anmelden und zahlen. Der Anmeldungszeitraum ist in der Regel der Kalendermonat; bei geringer Lohnsteuer im Vorjahr kann es das Quartal oder das Jahr sein. Die Tabelle fasst die Termine zusammen.

Die Personalkostenlücke berechnen Sie, indem Sie für jeden der nächsten Monate alle Auszahlungen den tatsächlich erwarteten Zahlungseingängen gegenüberstellen und den Saldo fortschreiben. Der tiefste Punkt des fortgeschriebenen Saldos ist Ihr Finanzierungsbedarf. Wichtig ist, mit Zahlungseingängen zu rechnen und nicht mit Rechnungsdatum oder Umsatz.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Ein Dienstleister stellt neues Personal ein und hat dadurch 40.000 Euro Personalkosten im Monat, dazu 10.000 Euro sonstige Kosten. Er rechnet jeden Monat 60.000 Euro ab, die Kunden zahlen aber erst 60 Tage nach Rechnung. In den ersten beiden Monaten fließen deshalb 100.000 Euro ab, ohne dass Geld eingeht. Ab dem dritten Monat kommen 60.000 Euro herein, und der Saldo verbessert sich um 10.000 Euro pro Monat.

Der Finanzierungsbedarf liegt in diesem Beispiel bei 100.000 Euro am Ende des zweiten Monats. Danach baut sich die Lücke über zehn Monate ab, wenn alles nach Plan läuft. Eine Finanzierung sollte deshalb nicht nur die Spitze decken, sondern auch zur Dauer des Abbaus passen. Rechnen Sie zusätzlich einen Puffer für verspätete Zahlungen ein.

Für die Planung eignet sich ein rollierender Wochen- oder Monatsplan. Wie Sie ihn aufbauen, zeigt der Ratgeber 13-Wochen-Liquiditätsplan. Den Bedarf für einzelne Projekte bestimmen Sie wie im Ratgeber Vorleistung im Projekt beschrieben.

Welche Finanzierung passt, hängt davon ab, wie lange die Lücke dauert und woher das Geld später kommt. Für wenige Wochen reicht oft der Kontokorrentkredit, also der Rahmen auf dem Geschäftskonto. Für eine Lücke über mehrere Monate, etwa beim Personalaufbau, passt ein Betriebsmittelkredit mit fester Laufzeit besser. Hängt die Lücke an offenen Rechnungen zuverlässiger Kunden, kann Factoring sie direkt schließen.

Daneben gibt es Hebel ohne neue Schulden. Abschlagszahlungen und Anzahlungen bringen Geld früher, kürzere Zahlungsziele für neue Aufträge verkürzen die Lücke dauerhaft. Ein konsequentes Mahnwesen verhindert, dass aus 30 Tagen Ziel 60 Tage werden. Diese Maßnahmen sollten Sie vor jeder Finanzierung prüfen, weil sie die Lücke selbst verkleinern.

Nicht jede Zahlung lässt sich aufschieben. Steuern können nach § 222 AO bei erheblicher Härte grundsätzlich gestundet werden, die einbehaltene Lohnsteuer ausdrücklich nicht. Auch Sozialversicherungsbeiträge sind kein Spielraum für Liquidität. Planen Sie diese Zahlungen deshalb als feste Größe ein und finanzieren Sie die Lücke an anderer Stelle.

Ein Kredit für Löhne ist der falsche Weg, wenn die Einnahmen die Personalkosten auf Dauer nicht decken. Dann verschiebt die Finanzierung das Problem nur und erhöht die Schulden. Prüfen Sie deshalb mit der Monatsrechnung, ob sich die Lücke in absehbarer Zeit von selbst schließt. Wenn der Saldo auch nach zwölf Monaten nicht ins Plus dreht, braucht es andere Maßnahmen bei Preisen, Kosten oder Auslastung.

Ernst wird es, wenn fällige Löhne oder Abgaben nicht mehr gezahlt werden können. Nach § 17 InsO ist ein Schuldner zahlungsunfähig, wenn er nicht in der Lage ist, die fälligen Zahlungspflichten zu erfüllen. Für juristische Personen wie GmbH oder UG gilt dann § 15a InsO: Der Insolvenzantrag ist ohne schuldhaftes Zögern zu stellen, spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung.

Besonders heikel sind die Sozialversicherungsbeiträge. Nach § 266a StGB macht sich strafbar, wer als Arbeitgeber die Arbeitnehmerbeiträge der Einzugsstelle vorenthält, und zwar unabhängig davon, ob der Lohn gezahlt wird. Wer nicht mehr alles zahlen kann, sollte deshalb nicht selbst priorisieren, sondern sofort anwaltliche und steuerliche Beratung einholen. Die Abgrenzung zwischen Engpass und Krise vertieft der Ratgeber Liquiditätsengpass überbrücken.

Der häufigste Fehler ist, die Abgaben zu vergessen. Viele Betriebe planen den Nettolohn ein, übersehen aber, dass die Sozialversicherungsbeiträge oft schon einige Tage früher abgebucht werden und die Lohnsteuer im Folgemonat kommt. In der Liquiditätsplanung gehören alle drei Zahlungen mit ihren eigenen Terminen in den Kalender.

Ein zweiter Fehler ist zu spätes Handeln. Wer erst kurz vor dem Lohnlauf nach Finanzierung sucht, hat kaum Auswahl, denn jede Prüfung braucht Unterlagen und Zeit. Wer die Lücke zwei bis drei Monate vorher sieht, kann Zahlungsziele anpassen, Abschläge vereinbaren und eine Finanzierung in Ruhe anfragen.

Drittens wird Wachstum oft aus dem Konto finanziert. Neue Mitarbeitende kosten ab dem ersten Monat Geld, bringen aber erst nach Einarbeitung und Abrechnung Umsatz. Planen Sie für jede neue Stelle den Zeitraum bis zur ersten bezahlten Rechnung ein. Dieser Zeitraum bestimmt, wie lange eine Finanzierung laufen muss.

Vionor ist ein Kreditvermittler und vergibt keine Kredite. Über Vionor fragen Unternehmen Firmenkredite von 10.000 bis 500.000 Euro mit Laufzeiten von 6 bis 60 Monaten an, etwa als Betriebsmittelkredit für den Personalaufbau oder für eine absehbare Lücke bis zu größeren Zahlungseingängen. Die Anfrage ist kostenlos, unverbindlich und löst keine SCHUFA-Abfrage aus; der Finanzierungspartner kann bei seiner Prüfung Auskünfte einholen.

Für eine Anfrage brauchen Sie einen Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit. Als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft. Ob und zu welchen Konditionen finanziert wird, entscheidet allein der Finanzierungspartner nach seiner Prüfung.

Bereiten Sie die Monatsrechnung aus diesem Ratgeber vor, dazu aktuelle BWA, Kontoauszüge und eine Übersicht offener Rechnungen. So sieht der Finanzierungspartner, woher die Rückzahlung kommt. Für Agenturen, IT und Beratung gibt es außerdem die Seite Kredit für Dienstleister; den Kapitalbedarf je neuer Stelle in einer Agentur rechnet der Ratgeber Agentur finanzieren vor.

Personalkosten lassen sich gut finanzieren, wenn die Lücke vorübergehend ist und die Rückzahlung aus erwarteten Zahlungseingängen kommt. Der erste Schritt ist immer die Monatsrechnung mit den echten Fälligkeiten von Sozialabgaben, Lohn und Lohnsteuer. Erst sie zeigt Höhe und Dauer des Bedarfs.

Danach wählen Sie das Instrument, das zur Dauer passt, und nutzen parallel die Hebel ohne neue Schulden. Fehlen die Einnahmen dauerhaft oder können Abgaben nicht mehr gezahlt werden, ist kein Kredit die Lösung, sondern sofortige Beratung. Wer früh plant, zahlt Löhne pünktlich und verhandelt aus einer ruhigen Position.