Vorleistung im Projekt: Die Finanzierungslücke richtig berechnen

Vorleistung heißt, dass Sie Ihre Arbeit erbringen und bezahlen, bevor Ihr Kunde seine Vergütung zahlt. Im Projektgeschäft ist das der Normalfall. Eine Agentur, ein IT-Dienstleister, ein Ingenieurbüro oder ein Anlagenbauer arbeitet Wochen oder Monate, bevor die erste Rechnung bezahlt ist.

Das Gesetz kennt dafür zwei Grundregeln. Beim Werkvertrag, also wenn ein bestimmtes Ergebnis geschuldet ist, wird die Vergütung nach § 641 Abs. 1 BGB bei der Abnahme fällig. Beim Dienstvertrag, bei dem eine Tätigkeit geschuldet ist, ist die Vergütung nach § 614 BGB nach der Leistung oder nach Ablauf vereinbarter Zeitabschnitte zu zahlen.

Wer vorleistungspflichtig ist, kann seine Leistung auch nicht einfach zurückhalten. Die Einrede des nicht erfüllten Vertrags nach § 320 BGB, also das Recht, die eigene Leistung bis zur Gegenleistung zu verweigern, gilt gerade nicht für die Partei mit Vorleistungspflicht. Deshalb entscheidet der Vertrag über Ihre Liquidität: Was dort nicht als Anzahlung oder Teilzahlung steht, finanzieren Sie selbst.

Für die Planung zählt daher nicht die Frage, ob ein Projekt Gewinn bringt. Entscheidend ist, wie viel Geld zwischen dem ersten Euro Kosten und dem letzten Euro Zahlungseingang gebunden ist. Diese Summe nennt man Finanzierungslücke oder Spitzenbedarf.

Sie berechnen die Lücke, indem Sie Monat für Monat die kumulierten Kosten den kumulierten Zahlungseingängen gegenüberstellen. Der tiefste negative Saldo ist Ihr Spitzenbedarf. Planen Sie mit Zahlungsterminen, nicht mit Rechnungsterminen, denn zwischen Rechnung und Geldeingang liegen oft Wochen.

Das folgende Rechenbeispiel ist frei gewählt. Ein Dienstleister übernimmt ein Projekt über 120.000 Euro netto mit sechs Monaten Laufzeit. Er rechnet mit 12.000 Euro Personalkosten pro Monat, 6.000 Euro für Lizenzen im ersten Monat und je 9.000 Euro für einen Subunternehmer im zweiten und dritten Monat. Die Kosten summieren sich auf 96.000 Euro.

Vereinbart sind eine Anzahlung von 24.000 Euro zu Beginn, 36.000 Euro nach dem ersten Meilenstein und 60.000 Euro nach der Schlussabnahme. Der Kunde zahlt jeweils einen Monat nach Abnahme. Die Tabelle zeigt den Verlauf: Der Spitzenbedarf liegt bei 36.000 Euro, und er tritt zweimal auf.

Ohne die Anzahlung läge der Spitzenbedarf in diesem Beispiel bei 60.000 Euro. Schon dieser eine Vertragspunkt verändert also den Bedarf um 24.000 Euro. Für eigene Zahlen hilft der Liquiditätsrechner.

Am stärksten verkürzen Anzahlung und Meilensteinzahlungen die Vorleistung, weil sie Geld einbringen, bevor das Projekt fertig ist. Ein Meilenstein ist ein klar beschriebenes Teilergebnis, etwa ein abgenommenes Konzept oder eine gelieferte Teilanlage. Je früher und je messbarer der Meilenstein, desto kleiner die Lücke.

Im Werkvertrag haben Sie zusätzlich einen gesetzlichen Anspruch. Nach § 632a Abs. 1 BGB können Sie Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der erbrachten und geschuldeten Leistungen verlangen. Voraussetzung ist eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistung ermöglicht. Wie Sie das vertraglich sauber regeln, erklärt der Ratgeber Abschlagszahlungen vereinbaren.

Bei Dienstverträgen hilft eine Abrechnung nach Zeitabschnitten. Ist die Vergütung nach Zeitabschnitten bemessen, wird sie nach § 614 BGB nach Ablauf jedes Abschnitts fällig. Eine monatliche Abrechnung statt einer Schlussrechnung verkürzt die Vorleistung damit auf wenige Wochen.

Laufen mehrere Projekte gleichzeitig, addieren sich ihre Lücken, und der Gesamtbedarf liegt oft deutlich über dem eines einzelnen Projekts. Das ist ein typischer Grund, warum wachsende Projektbetriebe trotz guter Auftragslage knapp bei Kasse sind. Mehr Aufträge bedeuten zunächst mehr gebundenes Geld.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Starten zwei Projekte wie das oben beschriebene im Abstand von drei Monaten, fällt der Spitzenbedarf des zweiten Projekts in Monat 6 auf den zweiten Spitzenbedarf des ersten. Dann sind gleichzeitig 72.000 Euro gebunden statt 36.000 Euro. Die Projekte sind einzeln solide, die Kombination ist es ohne Planung nicht.

Führen Sie deshalb eine Projektübersicht, die alle laufenden und zugesagten Projekte in einer Zeile pro Monat zusammenführt. Ergänzen Sie die festen Betriebskosten wie Miete, Verwaltung und Steuern. Erst diese Gesamtsicht zeigt, ob Sie ein weiteres Projekt annehmen können und wann.

Hilfreich ist eine einfache Regel: Bevor Sie ein neues Projekt zusagen, prüfen Sie, in welchen Monat dessen Spitzenbedarf fällt. Lässt sich der Start um einige Wochen verschieben, glätten Sie die Gesamtkurve oft ohne zusätzliche Finanzierung.

Planen Sie jede Zahlung zusätzlich mit einer Verzögerung von ein bis zwei Monaten durch und nehmen Sie den schlechteren Wert als Bedarf. Abnahmen verschieben sich, Kunden prüfen Rechnungen länger, Freigaben bleiben liegen. Im Rechenbeispiel steigt der Spitzenbedarf von 36.000 Euro auf 60.000 Euro, wenn die Meilensteinzahlung zwei Monate später kommt.

Das Gesetz begrenzt lange Fristen nur teilweise. Nach § 271a Abs. 1 BGB ist eine Zahlungsfrist von mehr als 60 Tagen nach Empfang der Leistung nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und für den Gläubiger nicht grob unbillig ist. Für Überprüfungs- oder Abnahmefristen über 30 Tage gilt nach § 271a Abs. 3 BGB Entsprechendes. Lesen Sie Einkaufsbedingungen großer Kunden daher genau.

Gerät der Kunde in Verzug, ändert das an Ihrer Lücke zunächst nichts. Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt er bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, doch Geld fließt dadurch noch nicht. Bei Mängeln kann der Besteller nach § 641 Abs. 3 BGB einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten, in der Regel das Doppelte der Kosten der Mängelbeseitigung.

Das Ausfallrisiko, also der Fall, dass ein Kunde gar nicht zahlt, bleibt bei einem Kredit bei Ihnen. Prüfen Sie neue Großkunden deshalb vor Projektstart und begrenzen Sie den Anteil eines einzelnen Kunden an Ihrem Umsatz.

Welche Finanzierung passt, hängt davon ab, ob die Lücke vor oder nach der ersten Rechnung entsteht und wie lange sie dauert. Eigene Rücklagen sind der einfachste Weg, binden aber Geld, das für andere Projekte fehlt. Ein Kontokorrentkredit, also ein Kreditrahmen auf dem Geschäftskonto, fängt kurze Schwankungen auf; mehr dazu im Ratgeber Kontokorrentkredit für Firmen.

Für die Phase vor der ersten Rechnung eignet sich eine Auftragsvorfinanzierung: ein Kredit mit festem Betrag und fester Laufzeit, der Personal und Fremdleistungen bis zur Kundenzahlung überbrückt. Die Höhe orientiert sich am Spitzenbedarf aus Ihrem Monatsplan, nicht am Auftragswert. Sobald Teilrechnungen gestellt sind, kann zusätzlich Factoring infrage kommen.

Für einzelne, sehr große Aufträge mit hohem Materialanteil lohnt der Ratgeber Großauftrag vorfinanzieren. Er vertieft die Frage, wie Material und Subunternehmer bei einem einmaligen Großprojekt finanziert werden. Dieser Artikel hier zielt dagegen auf das laufende Projektgeschäft mit wiederkehrenden Vorleistungen.

Vionor ist ein Kreditvermittler und vergibt selbst keine Kredite. Über Vionor fragen Unternehmen Finanzierungen von 10.000 bis 500.000 Euro mit Laufzeiten von 6 bis 60 Monaten an. Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich und löst keine SCHUFA-Abfrage aus.

Ob, in welcher Höhe und zu welchen Bedingungen finanziert wird, entscheidet allein der jeweilige Finanzierungspartner nach seiner Prüfung. Dabei kann er auch Auskünfte einholen. Ihr Monatsplan mit Spitzenbedarf, Zahlungsplan und Kundenverträgen hilft, die Anfrage nachvollziehbar zu machen.

Anfragen können Unternehmen mit Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monaten Geschäftstätigkeit. Jüngere Unternehmen können nicht anfragen. Als Orientierung gelten mindestens 50.000 Euro Jahresumsatz; liegt der Umsatz darunter, wird der Einzelfall geprüft.

Viele Engpässe im Projektgeschäft entstehen nicht durch schlechte Projekte, sondern durch fehlende Planung der Zahlungstermine. Die folgenden Fehler begegnen in der Praxis immer wieder. Jeder lässt sich mit einem Schritt vor Vertragsunterschrift vermeiden.

Gehen Sie die Liste vor jedem größeren Angebot durch. Ergänzen Sie Ihren Monatsplan, bevor Sie zusagen, nicht erst, wenn das Konto knapp wird. So verhandeln Sie den Zahlungsplan aus einer Position, in der Sie die Zahlen kennen.