Rollierende Planung: Aus dem Jahresplan ein laufendes Steuerungsinstrument machen

Eine rollierende Planung ist ein Plan, dessen Horizont mitwandert: Nach jedem abgeschlossenen Zeitraum fällt dieser heraus und am Ende kommt ein neuer hinzu. Planen Sie zwölf Monate rollierend, sehen Sie im Oktober bis zum nächsten September und im November bis zum nächsten Oktober. Der Blick nach vorn bleibt immer gleich lang.

Ein klassischer Jahresplan funktioniert anders. Er wird einmal vor Jahresbeginn erstellt und reicht bis Dezember. Im Herbst überblickt er nur noch wenige Monate, und seine Annahmen stammen aus einer Zeit, in der Aufträge, Preise und Personal noch anders aussahen. Genau dann, wenn die Planung für das nächste Jahr wichtig würde, ist der alte Plan fast ausgelaufen.

Für die Liquidität ist das besonders heikel, weil Engpässe Vorlauf brauchen. Eine Finanzierung anzufragen, Zahlungsziele neu zu verhandeln oder eine Anschaffung zu verschieben, gelingt selten innerhalb weniger Tage. Die IHK Regensburg empfiehlt, Liquiditätsplanungen in der Regel monatlich oder vierteljährlich und mindestens für ein Jahr zu erstellen; in schwierigen Zeiten empfiehlt sie eine wöchentliche Planung.

Wie Sie einen ersten Liquiditätsplan überhaupt aufbauen, zeigt der Ratgeber Liquidität planen in fünf Schritten. Dieser Artikel setzt danach an: Er beschreibt, wie aus dem einmal erstellten Plan ein Instrument wird, das Sie jeden Monat nutzen.

Der rollierende Forecast liegt zwischen Jahresplan und kurzfristiger Wochenplanung. Er arbeitet meist mit Monaten und reicht konstant zwölf Monate oder weiter in die Zukunft. Damit beantwortet er die Frage, ob die Liquidität über die nächsten Quartale trägt, und nicht nur, ob am Freitag die Löhne gedeckt sind.

Der 13-Wochen-Plan ist das Werkzeug für die enge Steuerung, etwa in einer angespannten Phase oder bei einem großen Projekt. Er rollt ebenfalls, aber wöchentlich und mit kurzem Horizont. Beide ergänzen sich gut: Die Wochen zeigen die nächsten drei Monate genau, die Monate dahinter den größeren Verlauf. Wie der Wochenplan aufgebaut ist, erklärt der Ratgeber 13-Wochen-Liquiditätsplan.

Sie führen eine rollierende Planung ein, indem Sie einen bestehenden Monatsplan zur Startbasis machen und vier Dinge festlegen: Struktur, Annahmen, Rhythmus und Verantwortung. Die Struktur sollte sich an Ihrem Konto orientieren, also an Einzahlungen und Auszahlungen, nicht an der Gewinn- und Verlustrechnung. Abschreibungen gehören nicht hinein, Tilgungen, Umsatzsteuerzahlungen und private Entnahmen dagegen schon.

Die Annahmen schreiben Sie auf ein eigenes Blatt. Dort steht etwa, mit welchem Zahlungsziel Kunden tatsächlich zahlen, wann Lohnerhöhungen greifen oder wann ein großer Auftrag abgerechnet wird. Diese Liste ist der Kern der Methode: Ändert sich eine Annahme, ändern Sie sie einmal, und alle betroffenen Monate passen sich an.

Für den Start reichen die folgenden sechs Schritte, die Sie an einem Nachmittag erledigen können:

Im monatlichen Abgleich ersetzen Sie die Planwerte des abgelaufenen Monats durch die Istwerte vom Konto und erklären jede größere Abweichung. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zeitlicher Verschiebung und dauerhafter Abweichung. Eine Kundenzahlung, die eine Woche später eingeht, fehlt im alten Monat und erscheint im neuen. Ein gewährter Preisnachlass fehlt dagegen für immer.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Ein Betrieb plant im Oktober Einzahlungen von 120.000 Euro und Auszahlungen von 110.000 Euro bei einem Anfangsbestand von 50.000 Euro. Tatsächlich gehen 104.000 Euro ein und 106.000 Euro hinaus. Der Endbestand liegt bei 48.000 statt 60.000 Euro, also 12.000 Euro unter Plan.

Die Analyse zeigt drei Ursachen. Ein Kunde zahlt 12.000 Euro erst im November, das ist eine Verschiebung. Weitere 4.000 Euro fehlen wegen eines Preisnachlasses, das ist dauerhaft. Eine Materialrechnung über 4.000 Euro wird erst im November bezahlt, auch das ist eine Verschiebung. Für November steigen deshalb Einzahlungen und Auszahlungen im Plan, und die Umsatzannahme für den betreffenden Kunden wird gesenkt.

Halten Sie das Ergebnis in zwei Sätzen fest. Schon nach wenigen Monaten erkennen Sie Muster, etwa einen Kunden, der regelmäßig später zahlt, oder Kostenblöcke, die Sie dauerhaft unterschätzen. Diese Erkenntnisse verbessern jede weitere Vorschau.

Das wichtigste Warnsignal ist ein Monat, in dem der geplante Endbestand unter Ihren festgelegten Mindestbestand fällt. Der Mindestbestand ist der Betrag, der stets auf dem Konto bleiben soll, etwa für einen Monat Löhne, Miete und Steuern. Zeigt die Vorschau im Beispiel für März einen Endbestand von 22.000 Euro bei einem Mindestbestand von 30.000 Euro, fehlen 8.000 Euro, und Sie haben fünf Monate Vorlauf.

Mit diesem Vorlauf ist vieles möglich: Zahlungsziele mit Kunden verkürzen, eine Anschaffung verschieben, Lieferantenziele nutzen oder eine Finanzierung anfragen. Wer erst im Februar reagiert, hat diese Auswahl kaum noch. Eine Kreditlinie für Unternehmen oder ein Betriebsmittelkredit lassen sich besser verhandeln, wenn die Lücke noch Planung ist und kein Notfall.

Für Geschäftsleiter juristischer Personen hat die laufende Beobachtung auch eine rechtliche Seite. Nach § 1 StaRUG müssen sie fortlaufend über Entwicklungen wachen, die den Fortbestand gefährden können, und bei Bedarf Gegenmaßnahmen ergreifen. Das Insolvenzrecht arbeitet ebenfalls mit Vorschauzeiträumen: Für die drohende Zahlungsunfähigkeit nach § 18 InsO ist in aller Regel ein Prognosezeitraum von 24 Monaten zugrunde zu legen, für die Fortführungsprognose bei der Überschuldung nach § 19 InsO ein Zeitraum von zwölf Monaten.

Eine rollierende Planung ersetzt keine rechtliche Prüfung, liefert aber die Zahlen, die dafür gebraucht werden. Zeigt Ihre Vorschau eine Lücke, die Sie aus eigener Kraft nicht schließen können, holen Sie frühzeitig Rechts- oder Steuerberatung hinzu. Was bei echter Zahlungsunfähigkeit gilt, erklärt der Ratgeber Zahlungsunfähigkeit.

Der häufigste Fehler ist, den Plan einfach fortzuschreiben, ohne Ist und Plan zu vergleichen. Dann wandert der Horizont mit, aber die Annahmen bleiben falsch, und die Vorschau wird von Monat zu Monat ungenauer. Ein zweiter Fehler ist eine zu feine Struktur mit Dutzenden Zeilen, die niemand pflegt. Zehn bis fünfzehn gut gewählte Kategorien reichen für die meisten kleinen Betriebe.

Ein dritter Fehler betrifft seltene, aber große Zahlungen. Jahresprämien für Versicherungen, Steuernachzahlungen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder eine Schlusszahlung fallen nur einmal an und werden deshalb gern vergessen. Gerade sie verursachen viele Engpässe. Diese Punkte helfen, die Planung verlässlich zu halten:

Eine gepflegte rollierende Planung zeigt einem Finanzierungspartner, wann eine Lücke entsteht, wie groß sie ist und woraus die Rückzahlung kommt. Vionor ist Kreditvermittler und vergibt selbst keine Kredite. Über Vionor fragen Unternehmen Firmenkredite von 10.000 bis 500.000 Euro mit Laufzeiten von 6 bis 60 Monaten an, für laufende Ausgaben etwa als Betriebsmittelkredit.

Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich und löst bei Vionor keine SCHUFA-Abfrage aus. Zins, Zusage, Sicherheiten und Auszahlung entscheidet allein der jeweilige Finanzierungspartner nach seiner Prüfung; dabei kann er Auskünfte einholen. Voraussetzung sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit. Als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft.

Legen Sie der Prüfung die Vorschau mit dem markierten Engpass, die letzten Plan-Ist-Abgleiche und aktuelle Kontoauszüge bei. Ein erster Überblick über Ihre Lücke gelingt auch mit dem Liquiditätsrechner.

Eine rollierende Planung braucht weder teure Software noch viel Zeit, aber Regelmäßigkeit. Ein fester Termin im Monat, ein ehrlicher Plan-Ist-Abgleich und eine gepflegte Annahmenliste machen aus einer einmaligen Tabelle ein Steuerungsinstrument.

Der Gewinn liegt im Vorlauf. Wer eine Lücke fünf Monate vorher sieht, entscheidet in Ruhe und kann zwischen mehreren Wegen wählen. Wer sie erst am Monatsende bemerkt, muss nehmen, was gerade möglich ist.