Software finanzieren: Kauflizenz, SaaS-Abo oder Kredit im Vergleich

Für Software gibt es im Kern drei Wege: eine Kauflizenz aus eigenen Mitteln, eine Kauflizenz mit Kredit oder ein Abonnement, bei dem Sie die Software als Dienst über das Internet nutzen. Dieses Modell heißt Software as a Service, kurz SaaS. Dazu kommen Sonderformen wie Leasing oder Mietkauf, die einzelne Anbieter für Software anbieten, meist zusammen mit Hardware.

Die Wege unterscheiden sich weniger im Preis als im Zahlungsverlauf. Bei der Kauflizenz fällt ein großer Betrag am Anfang an, danach meist eine jährliche Wartungsgebühr für Updates und Support. Beim Abo zahlen Sie monatlich oder jährlich, solange Sie die Software nutzen. Ein Kredit verteilt den Kaufpreis auf mehrere Jahre und kostet dafür Zinsen und gegebenenfalls Gebühren.

Dieser Artikel vergleicht die Wege für eine einzelne Softwareentscheidung, etwa eine neue Warenwirtschaft, ein Branchenprogramm oder ein CRM-System. Wie Sie ein ganzes Digitalprojekt mit Hardware, Einführung und Förderung aufteilen, beschreibt der Ratgeber Digitalisierung finanzieren.

Der wirtschaftliche Unterschied liegt darin, was Sie für Ihr Geld bekommen. Bei der Kauflizenz erwerben Sie ein dauerhaftes Nutzungsrecht an einer bestimmten Version. Sie können die Software weiter nutzen, auch wenn Sie die Wartung kündigen, verzichten dann aber auf Updates und Support. Beim SaaS-Abo erhalten Sie nur Zugang für die Dauer des Vertrags, dafür sind Betrieb, Updates und meist auch Datensicherung enthalten.

Beim Abo verlagern sich Aufgaben und Risiken. Server, Sicherheitsupdates und Datensicherung liegen beim Anbieter, was eigene IT-Kosten sparen kann. Umgekehrt hängen Ihre Daten und Abläufe am Fortbestand des Anbieters und an seinen Preisen. Steigt der Preis, können Sie nur kündigen und wechseln, was bei tief eingebundener Software aufwendig ist.

Für die Finanzierung zählt außerdem, ob ein bleibender Wert entsteht. Eine Kauflizenz ist ein Wirtschaftsgut, das über Jahre genutzt wird, und lässt sich deshalb sinnvoll über eine Laufzeit finanzieren. Ein Abo ist laufender Verbrauch. Wer Abo-Beiträge über einen Kredit bezahlt, hat nach einigen Jahren eine Restschuld und keine Software mehr, wenn das Abo endet.

Sie vergleichen Kauf und Abo, indem Sie alle Zahlungen über die geplante Nutzungsdauer Jahr für Jahr aufaddieren. Ein Beispiel mit runden, frei gewählten Zahlen: Ein Betrieb mit 15 Arbeitsplätzen plant eine Branchensoftware für fünf Jahre. Die Kauflizenz kostet 36.000 Euro, die Wartung 6.000 Euro pro Jahr. Das vergleichbare Abo kostet 1.500 Euro im Monat, also 18.000 Euro pro Jahr.

Über fünf Jahre zahlt der Betrieb für die Kauflizenz 66.000 Euro, für das Abo 90.000 Euro. Nach drei Jahren sind beide Wege mit je 54.000 Euro gleichauf, danach wird der Kauf günstiger. Finanziert der Betrieb die Lizenz über 36 Monate, tilgt er 1.000 Euro im Monat. Sein Zahlungsverlauf gleicht dann in den ersten drei Jahren dem Abo, hinzu kommen die Kreditkosten laut Angebot.

Das Beispiel zeigt die typische Abwägung. Das Abo ist am Anfang leichter zu tragen und lässt Sie flexibel. Der Kauf lohnt sich, wenn die Software deutlich länger genutzt wird als bis zum Gleichstand. Rechnen Sie Ihre eigenen Zahlen mit realistischen Annahmen zu Preissteigerungen, Nutzerzahl und einem möglichen Versionswechsel.

Einführung, Datenübernahme und Schulung fallen bei beiden Wegen an und gehören in jede Variante. Lassen Sie sie im Vergleich nicht weg, nur weil sie gleich hoch sind, denn sie bestimmen den Finanzierungsbedarf am Anfang.

Ein Kredit für Software ist sinnvoll, wenn eine Kauflizenz oder ein Einführungsprojekt einen großen Betrag auf einmal verlangt und die Software mehrere Jahre genutzt wird. Dann passt die Rate zum Nutzen: Der Betrieb zahlt in den Jahren, in denen die Software Arbeit spart. Wie Sie Nutzen und Rate gegenüberstellen, erklärt der Ratgeber Investition planen.

Die Laufzeit sollte kürzer sein als die erwartete Nutzung. Planen Sie fünf Jahre Einsatz, ist eine Laufzeit von drei bis vier Jahren vorsichtig, weil ein Versionswechsel oder ein Systemwechsel früher kommen kann. Finanzieren Sie nie länger, als die Software sicher im Einsatz bleibt.

Weniger sinnvoll ist ein Kredit für laufende Abo-Beiträge. Hier ist der bessere Weg, die Beiträge in die Liquiditätsplanung aufzunehmen und gegebenenfalls eine jährliche Vorauszahlung gegen Rabatt nur dann zu wählen, wenn die Liquidität es zulässt. Ob Leasing oder Mietkauf für ein Paket aus Software und Hardware passt, beschreiben die Ratgeber Leasing oder Kredit und Mietkauf.

Gekaufte Software wird in der Bilanz anders behandelt als ein Abo. Nach dem Vollständigkeitsgebot des § 246 Absatz 1 HGB muss eine entgeltlich erworbene Lizenz aktiviert werden, ein Wahlrecht besteht hier nicht. Das Bilanzgliederungsschema in § 266 HGB führt unter den immateriellen Vermögensgegenständen ausdrücklich entgeltlich erworbene Konzessionen, Schutzrechte und Lizenzen auf. Eine Kauflizenz erscheint deshalb als Vermögensgegenstand und wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Abo-Beiträge sind dagegen laufender Aufwand in dem Zeitraum, für den sie gezahlt werden.

Für selbst entwickelte Software gilt eine Besonderheit. § 248 Absatz 2 HGB erlaubt, selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens zu aktivieren, verlangt es aber nicht. Ausgeschlossen sind etwa selbst geschaffene Marken oder Kundenlisten. Ob und wie Sie Entwicklungskosten aktivieren, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.

Steuerlich ist das BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 zu beachten. Danach kann für Computerhardware sowie Betriebs- und Anwendersoftware eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Die Wissenschaftlichen Dienste des Bundestages weisen darauf hin, dass dies nach Auffassung des BMF weder eine Sofortabschreibung noch ein Wahlrecht ist. Grundlage bleibt die Absetzung für Abnutzung nach § 7 EStG.

Für die Finanzierung ist die Wirkung auf die Zahlen wichtig. Eine kurze steuerliche Nutzungsdauer senkt den Gewinn im Anschaffungsjahr deutlich, ohne dass der Betrieb schlechter läuft. Erklären Sie diesen Effekt bei einer Kreditanfrage, damit ein Finanzierungspartner das Jahresergebnis richtig einordnet. Die Einzelheiten Ihres Falls klärt Ihre Steuerberatung.

Bei Software entscheiden die Vertragsklauseln oft mehr über Kosten und Flexibilität als die Finanzierungsform. Ein günstiges Abo mit langer Mindestlaufzeit und freier Preisanpassung kann teurer werden als eine Kauflizenz. Eine Kauflizenz ohne verlässliche Wartung kann nach wenigen Jahren veralten. Prüfen Sie deshalb beide Seiten mit derselben Liste.

Diese Punkte sollten Sie vor der Unterschrift klären:

Über Vionor können Unternehmen einen Kredit für eine Kauflizenz, ein Einführungsprojekt oder ein Paket aus Software und Hardware anfragen, etwa als Investitionskredit. Vionor ist Kreditvermittler und vergibt selbst keine Kredite. Angefragt werden können Beträge von 10.000 bis 500.000 Euro mit Laufzeiten von 6 bis 60 Monaten.

Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich und löst bei Vionor keine SCHUFA-Abfrage aus. Zins, Zusage, Sicherheiten und Auszahlung entscheidet allein der jeweilige Finanzierungspartner nach seiner Prüfung; dabei kann er Auskünfte einholen. Voraussetzung sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit. Als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft.

Hilfreich sind das Angebot des Softwareanbieters mit Lizenz-, Wartungs- und Einführungskosten sowie Ihre Vergleichsrechnung zum Abo. Welche Rate tragbar ist, können Sie vorab mit dem Kreditrechner überschlagen.

Ob Sie Software kaufen, mieten oder mit einem Kredit bezahlen, entscheidet der Zahlungsverlauf über die geplante Nutzungsdauer. Das Abo ist flexibel und am Anfang leicht, die Kauflizenz wird bei langer Nutzung oft günstiger und lässt sich über einen Kredit gleichmäßig verteilen.

Finanzieren Sie nur, was über die Laufzeit Wert behält, und lassen Sie laufende Beiträge in der normalen Liquiditätsplanung. Prüfen Sie Verträge auf Laufzeit, Preisanpassung und Datenexport, bevor Sie sich auf eine Form festlegen.