Summen- und Saldenliste: Wozu Banken sie verlangen

Eine Summen- und Saldenliste, kurz SuSa, ist eine Übersicht aller Konten der Buchhaltung mit ihren Buchungssummen und dem aktuellen Stand. Für jedes Sachkonto, also jedes Konto für eine bestimmte Art von Vermögen, Schuld, Ertrag oder Aufwand, zeigt sie mehrere Werte. Dazu gehören der Eröffnungsbestand zu Jahresbeginn, die Summen aller Soll- und Habenbuchungen und der Saldo.

Der Saldo ist die Differenz zwischen beiden Seiten eines Kontos. Er zeigt zum Beispiel, wie viel Geld auf einem Bankkonto liegt, wie hoch ein Darlehen noch ist oder wie viel Umsatz seit Jahresbeginn gebucht wurde. Die Summen zeigen dagegen, wie viel Bewegung es auf dem Konto gab. Ein Konto mit kleinem Saldo kann hohe Umsätze in beide Richtungen haben.

Die SuSa entsteht automatisch aus der Finanzbuchhaltung. Sie ist kein gesondertes Dokument, das jemand schreibt, sondern eine Auswertung der vorhandenen Buchungen. Deshalb ist sie nur so verlässlich wie die Buchführung selbst. Zur Buchführung verpflichtet sind Kaufleute nach § 238 HGB sowie nach § 141 AO weitere Gewerbetreibende, die bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten. Nach § 239 Abs. 2 HGB müssen Eintragungen in Büchern vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Üblich ist eine monatliche und eine kumulierte Darstellung. Die monatliche Spalte zeigt die Buchungen eines Monats, die kumulierte Spalte alle Buchungen seit Beginn des Geschäftsjahres. Für eine Kreditprüfung zählt vor allem die kumulierte Sicht bis zum letzten abgeschlossenen Monat.

Eine SuSa ist in Zeilen für jedes Konto und Spalten für die Werte gegliedert. Die Konten folgen dem Kontenrahmen des Unternehmens, also einer festen Nummerierung nach Kontenklassen. Vermögen und Schulden stehen meist vorn, Erträge und Aufwendungen weiter hinten. Personenkonten für einzelne Kunden und Lieferanten werden oft in eigenen Listen geführt.

Die Tabelle zeigt einen vereinfachten Ausschnitt mit runden Beispielwerten. Beim Bankkonto ergibt sich der Saldo aus 20.000 Euro Anfangsbestand plus 310.000 Euro Eingängen minus 300.000 Euro Ausgängen, also 30.000 Euro. Beim Darlehen sinkt der Saldo durch 12.000 Euro Tilgung von 60.000 auf 48.000 Euro. Der Umsatz steht nur im Haben, weil Erlöse dort gebucht werden.

Lesen Sie Ihre eigene SuSa einmal Zeile für Zeile, bevor Sie sie weitergeben. Fragen Sie bei Konten nach, die Sie nicht zuordnen können. Ein Finanzierungspartner wird dieselben Fragen stellen, nur später und mit mehr Zeitverlust.

BWA und SuSa beruhen auf denselben Buchungen, unterscheiden sich aber im Detailgrad. Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, fasst Konten zu wenigen Positionen zusammen, etwa Umsatz, Material, Personal, sonstige Kosten und vorläufiges Ergebnis. Die SuSa zeigt jedes einzelne Konto. Die BWA beantwortet also, wie das Geschäft läuft, die SuSa, woraus sich die Zahlen zusammensetzen. Wie Sie die BWA selbst lesen, zeigt der Ratgeber BWA verstehen.

Ein zweiter Unterschied betrifft Vermögen und Schulden. Die übliche Kurzfristige Erfolgsrechnung in der BWA zeigt vor allem Erträge und Aufwendungen. Bankguthaben, Darlehen, Forderungen und Steuerverbindlichkeiten erscheinen dort oft gar nicht. In der SuSa stehen sie vollständig, weil sie alle Bestandskonten enthält.

Deshalb verlangen Finanzierungspartner meist beide Auswertungen gemeinsam. Die BWA allein könnte einen Gewinn zeigen, während auf den Steuerkonten Rückstände auflaufen. Die SuSa allein wäre ohne Verdichtung schwer zu lesen. Wie die Prüfung abläuft, wenn die BWA fehlt, beschreibt der Ratgeber Firmenkredit ohne BWA.

Banken achten in der Summen- und Saldenliste vor allem auf Konten, die in der BWA nicht oder nur verdichtet erscheinen. Dazu gehören bestehende Darlehen, Leasingverbindlichkeiten und Kontokorrentlinien. Sie werden mit dem Verbindlichkeitenspiegel und den Kontoauszügen abgeglichen. Weichen die Angaben voneinander ab, folgt eine Rückfrage.

Ein zweiter Blick gilt den Steuer- und Sozialversicherungskonten. Ein wachsender Saldo bei Umsatzsteuer oder Lohnsteuer kann auf Rückstände beim Finanzamt hindeuten. Ähnliches gilt für Verbindlichkeiten gegenüber Krankenkassen. Solche Verpflichtungen werden bei der Prüfung der Rückzahlungsfähigkeit berücksichtigt.

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften interessieren die Privatkonten. Hohe Entnahmen verringern das Geld, das für Raten zur Verfügung steht. Bei Kapitalgesellschaften sind Verrechnungskonten mit Gesellschaftern und Gesellschafterdarlehen wichtig. Sie zeigen, wie eng Firma und Inhaber finanziell verflochten sind.

Schließlich fallen Unstimmigkeiten auf. Ein negativer Kassenbestand kann es tatsächlich nicht geben und deutet auf Buchungsfehler hin. Große Salden auf Durchlauf- oder Verrechnungskonten zeigen, dass Buchungen noch nicht abgestimmt sind. Klären Sie solche Punkte mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie die Liste einreichen.

Beim Export der SuSa kommt es auf Vollständigkeit, Zeitraum und Lesbarkeit an. Exportieren Sie alle Seiten der Liste und nicht nur die Konten, die Sie für wichtig halten. Ein Finanzierungspartner erkennt fehlende Kontenklassen und fragt nach. Ein vollständiges PDF erspart eine Runde.

Achten Sie auf den richtigen Zeitraum. Üblich ist die kumulierte Liste vom Jahresbeginn bis einschließlich des letzten abgeschlossenen Monats. Hinzu kommt meist die SuSa zum Ende des Vorjahres. Beide sollten zur jeweiligen BWA passen, also aus demselben Buchungsstand stammen.

Prüfen Sie, ob regelmäßige Abschlussbuchungen enthalten sind. Werden Abschreibungen oder Bestandsveränderungen nur einmal im Jahr gebucht, wirkt das laufende Ergebnis zu hoch oder zu niedrig. Ihre Steuerberatung kann dafür vorläufige Werte einbuchen oder die Abweichung in einer kurzen Notiz erläutern.

Beschriften Sie die Datei eindeutig mit Unternehmensname, Auswertung und Zeitraum. Geben Sie Listen nicht als Fotos oder Bildschirmausschnitte weiter. Weitere Hinweise zu Form und Zeiträumen enthält der Ratgeber Unterlagen für den Firmenkredit.

Der häufigste Fehler ist eine veraltete Liste. Wer im Herbst eine SuSa bis Mai einreicht, zwingt den Partner, mit alten Zahlen zu arbeiten oder nachzufordern. Lassen Sie die Buchhaltung vor der Anfrage auf den aktuellen Stand bringen. Nach § 239 HGB müssen Eintragungen ohnehin zeitgerecht erfolgen.

Zweitens wird die SuSa ohne die passende BWA eingereicht oder umgekehrt. Stammen beide aus unterschiedlichen Buchungsständen, passen die Zahlen nicht zusammen. Das wirkt unsauber, auch wenn keine Absicht dahintersteht. Fordern Sie beide Auswertungen immer gemeinsam an.

Drittens bleiben offensichtliche Auffälligkeiten unkommentiert. Ein hoher Saldo auf einem Verrechnungskonto oder ein Rückstand bei der Umsatzsteuer lässt sich oft erklären. Eine kurze Erläuterung nimmt Rückfragen vorweg und zeigt, dass Sie Ihre Zahlen kennen.

Viertens verlassen sich Unternehmen darauf, dass die Steuerberatung alles richtig exportiert. Prüfen Sie Zeitraum, Vollständigkeit und Unternehmensname selbst, bevor Sie die Datei weitergeben. Bei steuerlichen Fragen zur Buchführung bleibt Ihre Steuerberatung die richtige Ansprechpartnerin.

Für die erste Anfrage über Vionor brauchen Sie keine Unterlagen. Vionor ist ein Kreditvermittler für Unternehmen und vergibt selbst keine Kredite. Angefragt werden Firmenkredite von 10.000 bis 500.000 Euro mit Laufzeiten von 6 bis 60 Monaten. Die Anfrage ist kostenlos, unverbindlich und löst keine SCHUFA-Abfrage aus.

Nach der Anfrage gehören die aktuelle BWA mit SuSa des laufenden Jahres bis einschließlich des letzten Kalendermonats sowie BWA und SuSa zum 31. Dezember des Vorjahres zu den einzureichenden Unterlagen. Die Finanzierungspartner können weitere Unterlagen verlangen und bei ihrer Prüfung Auskünfte einholen. Über Kredit, Zins, Sicherheiten und Zusage entscheiden allein sie.

Anfragen können Unternehmen mit Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monaten Geschäftstätigkeit. Als Orientierung gilt ein Jahresumsatz von 50.000 Euro, darunter wird der Einzelfall geprüft. Mehr zum Ablauf finden Sie auf der Seite Firmenkredit.

Die Summen- und Saldenliste ist die Detailansicht Ihrer Buchhaltung. Sie ergänzt die BWA um Vermögen, Schulden und jedes einzelne Konto. Für Finanzierungspartner ist sie deshalb ein zentrales Prüfdokument.

Bereiten Sie die SuSa vor wie eine Visitenkarte: aktuell, vollständig, zur BWA passend und mit kurzen Erläuterungen zu Auffälligkeiten. Begriffe wie Saldo oder Verrechnungskonto erklärt das Lexikon. So wird aus einer Pflichtunterlage ein Beleg für Ihre Ordnung.