Liquiditätsstatus: Der Kassensturz im Unternehmen in einer Stunde

Ein Liquiditätsstatus, oft auch Finanzstatus genannt, ist eine Übersicht aller zahlungsbereiten Mittel und aller fälligen Zahlungen an einem Stichtag. Ein Stichtag ist ein festgelegter Tag, auf den sich alle Zahlen beziehen. Der Status beantwortet eine einzige Frage: Reicht das Geld, das heute verfügbar ist, für das, was heute und in Kürze bezahlt werden muss?

Im Unterschied zur Bilanz arbeitet der Status mit Zahlungen, nicht mit Werten. Eine Forderung gegen einen Kunden ist in der Bilanz ein Vermögenswert, im Status zählt sie erst, wenn ihr Eingang sicher erwartet wird. Eine Maschine oder ein Lager hilft im Status gar nicht. Deshalb kann ein Unternehmen mit guter Bilanz trotzdem einen angespannten Status haben.

Abzugrenzen ist der Status auch von der Liquiditätsplanung. Ein Plan wie der 13-Wochen-Liquiditätsplan blickt Woche für Woche nach vorn. Der Status ist dagegen die Inventur am Startpunkt, also die geprüfte Ausgangslage, auf der jeder Plan aufbaut. Ohne korrekten Status ist jeder Plan von Anfang an falsch.

Auch die bilanziellen Kennzahlen aus dem Ratgeber Liquiditätsgrad ersetzen ihn nicht. Sie beruhen auf einem Jahresabschluss, der oft Monate alt ist. Der Status zeigt dagegen, was heute auf den Konten liegt und was diese Woche abfließt.

Ein Liquiditätsstatus lohnt sich immer dann, wenn eine Zahlungsentscheidung ansteht, die Sie nicht aus dem Bauch heraus treffen wollen. Typische Anlässe sind ein großer Auftrag mit Materialvorlauf, ein ausbleibender Zahlungseingang eines wichtigen Kunden oder eine hohe Steuernachzahlung. Auch vor einem Bankgespräch oder einer Kreditanfrage ist er die beste Vorbereitung.

In ruhigen Zeiten reicht ein Status zum Monatsanfang. Die IHK Regensburg empfiehlt, in schwierigen Zeiten die Liquiditätsplanung wöchentlich zu führen. Für den Status heißt das: Wenn es eng wird, erstellen Sie ihn jede Woche am selben Tag neu und vergleichen die Ergebnisse.

Wichtig ist der Unterschied zwischen einem betrieblichen Kassensturz und einer rechtlichen Prüfung. Zahlungsunfähigkeit liegt nach § 17 InsO vor, wenn ein Schuldner seine fälligen Zahlungspflichten nicht erfüllen kann. Für juristische Personen und Gesellschaften ohne natürliche Person als Vollhafter, etwa die GmbH & Co. KG, gilt dann nach § 15a InsO eine Antragspflicht ohne schuldhaftes Zögern, spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und spätestens sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung. Wie diese Prüfung im Einzelnen abläuft, erklärt der Ratgeber Zahlungsunfähigkeit. Zeigt Ihr Status eine Lücke, die Sie nicht schließen können, holen Sie sofort Rechtsberatung ein.

Als verfügbar zählt nur Geld, über das Sie heute tatsächlich verfügen können. Dazu gehören die Guthaben aller Geschäftskonten, der gezählte Kassenbestand und der freie Teil einer Kreditlinie, die weder gekündigt noch gesperrt ist. Prüfen Sie bei der Kreditlinie den Vertrag: Eine Linie, die zum Monatsende ausläuft, ist für die Vorschau nur eingeschränkt verfügbar.

Nicht verfügbar sind offene Forderungen, auch wenn der Kunde zuverlässig ist. Sie gehören in die Vorschau, und dort nur mit dem Betrag, dessen Eingang Sie sicher erwarten. Ebenfalls nicht verfügbar sind Lagerbestände, Anlagen, Kautionen und gesperrte Guthaben, etwa auf einem Mietkautionskonto.

Ein häufiger Fehler ist, Guthaben auf Zahlungsdienstleister- oder Marktplatzkonten voll anzusetzen. Dort ist oft ein Teil für Erstattungen zurückgehalten oder wird erst später überwiesen. Setzen Sie nur den Betrag an, den Sie heute auf Ihr Geschäftskonto holen können.

In den Status gehören alle Zahlungen, die am Stichtag fällig oder überfällig sind, und in einer zweiten Spalte alle Zahlungen der nächsten drei Wochen. Dazu zählen Lieferantenrechnungen, Miete, Leasing- und Kreditraten, Löhne und alle Abgaben. Überfällige Rechnungen werden dabei besonders gern vergessen, weil sie gedanklich schon verschoben sind.

Einige Zahlungen haben feste gesetzliche Termine und sind deshalb gut planbar. Die Sozialversicherungsbeiträge sind nach § 23 SGB IV in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wurde. Die Lohnsteuer ist nach § 41a EStG spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums anzumelden und abzuführen. Für Umsatzsteuer-Vorauszahlungen gilt nach § 18 UStG ebenfalls der zehnte Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums.

Prüfen Sie außerdem Zahlungen, die nur einmal im Quartal oder im Jahr anfallen. Dazu gehören Versicherungen, Vorauszahlungen auf Einkommen- oder Gewerbesteuer und Jahresgebühren für Software. Ein Blick auf die Lastschriften der letzten zwölf Monate zeigt, was in den nächsten drei Wochen wiederkommt. Ob eine Dauerfristverlängerung oder eine abweichende Regelung gilt, klärt Ihre Steuerberatung.

Mit einer festen Reihenfolge schaffen Sie den Status in etwa einer Stunde. Entscheidend ist, dass Sie zuerst Daten sammeln und erst dann rechnen. Eine einfache Tabelle mit drei Spalten genügt: Position, Betrag, Quelle. Die Quelle ist wichtig, weil Sie bei jedem Betrag später nachvollziehen müssen, woher er stammt.

Die folgende Tabelle zeigt einen beispielhaften Status mit fiktiven Beträgen. Das Ergebnis nach drei Wochen ist knapp positiv, aber nur, weil sicher erwartete Zahlungseingänge eingerechnet sind. Bleibt einer davon aus, kippt das Ergebnis ins Minus. Genau diese Abhängigkeit soll der Status sichtbar machen.

Für die Vorschau hilft der Liquiditätsrechner, wenn Sie Ein- und Auszahlungen über mehrere Wochen durchspielen wollen. Den Status selbst sollten Sie aber aus den echten Kontoauszügen und Rechnungen aufbauen, nicht aus Schätzungen.

Zeigt der Status eine Lücke, unterscheiden Sie zuerst zwischen einem zeitlichen Versatz und einem dauerhaften Problem. Ein Versatz entsteht, wenn Geld sicher kommt, aber später, als Zahlungen fällig werden. Ein dauerhaftes Problem liegt vor, wenn die Einnahmen die laufenden Ausgaben auch in den Folgemonaten nicht decken. Nur im ersten Fall ist eine Überbrückung sinnvoll.

Bei einem Versatz helfen zuerst eigene Hebel: offene Forderungen aktiv anmahnen, mit Lieferanten über Zahlungsziele sprechen und nicht dringende Ausgaben verschieben. Erst wenn diese Hebel ausgeschöpft sind, kommt eine Finanzierung in Frage. Für wiederkehrende Lücken im Tagesgeschäft ist ein Betriebsmittelkredit das passende Instrument, weil er laufende Ausgaben vorfinanziert.

Bei einem dauerhaften Problem hilft kein zusätzlicher Kredit, er verschiebt die Lücke nur. Dann brauchen Sie eine Analyse der Kosten- und Ertragslage und im Zweifel eine Beratung zur Sanierung. Bei Kapitalgesellschaften sind außerdem die gesetzlichen Fristen der Insolvenzordnung zu beachten, über die Sie eine Rechtsberatung aufklären sollte.

Vionor ist Kreditvermittler für Unternehmen und vergibt selbst keine Kredite. Über Vionor fragen Unternehmen Finanzierungen von 10.000 bis 500.000 Euro mit 6 bis 60 Monaten Laufzeit an. Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich und löst keine SCHUFA-Abfrage aus; der Finanzierungspartner kann bei seiner Prüfung Auskünfte einholen. Über Zinsen, Zusage, Sicherheiten und Auszahlung entscheidet allein der Partner.

Ein sauberer Liquiditätsstatus macht die Anfrage nachvollziehbar. Er zeigt, wofür das Geld gebraucht wird, wie groß die Lücke ist und wann sie sich schließt. Damit lässt sich die Kredithöhe begründen, statt eine runde Summe zu schätzen. Partner sehen auf diese Weise auch, dass die Rückzahlung aus erwarteten Eingängen kommen soll.

Voraussetzung für eine Anfrage sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit. Jüngere Unternehmen können nicht anfragen. Als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft. Zeigt Ihr Status ein dauerhaftes Problem statt eines Versatzes, ist eine Kreditanfrage nicht der richtige erste Schritt.

Die meisten Fehler entstehen, weil der Status zu optimistisch angesetzt wird. Erwartete Zahlungen werden als sicher behandelt, obwohl der Kunde noch nicht bestätigt hat. Oder die Kreditlinie wird voll angesetzt, obwohl die Bank sie bereits reduziert hat. Ein zu freundlicher Status ist gefährlicher als gar keiner, weil er falsche Sicherheit gibt.

Ein zweiter Fehler ist fehlende Dokumentation. Wer Datum, Uhrzeit und Quelle jeder Zahl nicht notiert, kann den Status eine Woche später nicht vergleichen. Gerade in angespannten Phasen ist diese Spur wichtig, auch gegenüber Beratern oder Finanzierungspartnern.