Öffentliche Aufträge finanzieren: Die Zeit bis zur Zahlung planen

Öffentliche Aufträge müssen vorfinanziert werden, weil der Auftraggeber erst nach erbrachter und geprüfter Leistung zahlt. Material, Löhne und Nachunternehmer bezahlen Sie dagegen laufend. Die Lücke dazwischen tragen Sie selbst, mit eigenem Geld oder einer Finanzierung.

Der Vorteil öffentlicher Auftraggeber ist ihre Zahlungsfähigkeit. Ein Ausfall wie bei einem privaten Kunden ist selten, das Risiko liegt eher in der Dauer. Prüfung von Aufmaß und Rechnung, Freigaben in mehreren Stellen und formale Anforderungen an die Rechnung können die Zahlung verzögern.

Dieser Ratgeber konzentriert sich auf die Besonderheiten öffentlicher Auftraggeber: gesetzliche Zahlungsfristen, die Regeln der VOB für Bauleistungen, Sicherheiten und Rechnungsformate. Wie Sie die Finanzierungslücke eines Projekts allgemein berechnen, zeigt der Ratgeber Vorleistung im Projekt. Die rechtlichen Hinweise sind allgemein; im Streitfall hilft eine Rechtsberatung.

Für öffentliche Auftraggeber gelten strengere Grenzen für Zahlungsfristen als im übrigen Geschäftsverkehr. Nach § 271a Abs. 2 BGB ist eine Vereinbarung, nach der Sie Ihr Geld erst nach mehr als 30 Tagen verlangen können, nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und durch die Besonderheiten des Vertrags sachlich gerechtfertigt ist. Eine Frist von mehr als 60 Tagen ist unwirksam.

Die Fristen laufen ab Empfang der Gegenleistung; geht danach eine Rechnung zu, zählt deren Zugang. Für Prüfung oder Abnahme darf grundsätzlich nicht mehr als 30 Tage vereinbart werden, es sei denn ausdrücklich und ohne grobe Unbilligkeit. Abschlagszahlungen und Ratenzahlungen sind von diesen Grenzen ausgenommen und richten sich nach dem Vertrag.

Zahlt der Auftraggeber nicht, kommt er nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Ab dann können Sie Verzugszinsen nach § 288 Abs. 2 BGB und eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Das ersetzt keine pünktliche Zahlung, macht aber Verzögerungen für den Auftraggeber teurer.

Bei Bauaufträgen nach VOB/B zahlt der Auftraggeber Abschläge binnen 21 Tagen und die Schlussrechnung spätestens nach 30 Tagen. Öffentliche Auftraggeber müssen die VOB/B nach § 8a VOB/A in ihren Vergabeunterlagen zum Vertragsbestandteil machen. Die Tabelle fasst die Fristen aus § 16 VOB/B zusammen.

Abschlagszahlungen sind nach der VOB/B auf Antrag in möglichst kurzen Abständen zu gewähren, in Höhe der nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistung. Dazu gehören auch eigens angefertigte oder angelieferte Bauteile, wenn der Auftraggeber Eigentum daran erhält oder Sicherheit bekommt. Voraussetzung ist eine prüfbare Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistung ermöglicht; Lücken darin verzögern die Zahlung.

Wichtig für Ihren Plan ist die Schlusszahlung. Die Frist von 30 Tagen kann auf höchstens 60 Tage verlängert werden, wenn das ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt ist. Verzögert sich die Prüfung, ist das unbestrittene Guthaben sofort als Abschlag zu zahlen; fordern Sie es aktiv an. Wie Sie Abschläge im Vertrag gestalten, erklärt der Ratgeber Abschlagszahlungen vereinbaren.

Sicherheiten binden bei öffentlichen Aufträgen vor allem dann Liquidität, wenn sie als Bareinbehalt von Ihren Zahlungen abgezogen werden. Nach § 9c VOB/A ist bei Auftragssummen unter 250.000 Euro ohne Umsatzsteuer auf eine Vertragserfüllungssicherheit zu verzichten und in der Regel auch auf eine Mängelsicherheit. Darüber soll die Erfüllungssicherheit fünf Prozent der Auftragssumme und die Mängelsicherheit drei Prozent der Abrechnungssumme nicht überschreiten.

Wird eine vereinbarte Sicherheit aus Zahlungen einbehalten, darf der Auftraggeber nach VOB/B jede Zahlung um höchstens zehn Prozent kürzen. Öffentliche Auftraggeber dürfen den Betrag auf ein eigenes Verwahrgeldkonto nehmen, das nicht verzinst wird. Sie können den Einbehalt aber durch eine Bankbürgschaft ersetzen, wie der Ratgeber Avalkredit zeigt, sofern der Vertrag das nicht ausschließt.

Ein Unterschied zu privaten Bauherren betrifft Ihre eigene Absicherung. Die Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB, mit der Sie Sicherheit für Ihre Vergütung verlangen können, gilt nach Absatz 6 nicht gegenüber juristischen Personen des öffentlichen Rechts, über deren Vermögen kein Insolvenzverfahren zulässig ist. Sie verlassen sich dort auf die Zahlungsfähigkeit des Auftraggebers statt auf eine Sicherheit.

Den Finanzierungsbedarf berechnen Sie, indem Sie die Ausgaben jedes Monats den erwarteten Zahlungseingängen mit den tatsächlichen Fristen gegenüberstellen. Der höchste Fehlbetrag ist Ihr Bedarf. Tun Sie das vor der Angebotsabgabe, denn die Kosten der Vorfinanzierung gehören in Ihre Kalkulation.

Ein Rechenbeispiel mit runden Zahlen: Ein Bauauftrag über 300.000 Euro netto läuft vier Monate, Sie rechnen monatlich 75.000 Euro ab und haben monatlich 60.000 Euro Kosten. Den Abschlag für einen Monat stellen Sie am Monatsende, er geht 21 Tage später ein. Bis dahin haben Sie die Kosten des abgerechneten Monats und rund drei Wochen des Folgemonats bezahlt, zusammen etwa 102.000 Euro.

Beim letzten Abschnitt wird die Lücke länger. Die Schlussrechnung folgt nach Abnahme und Aufmaß, dann laufen bis zu 30 Tage für Prüfung und Zahlung, bei entsprechender Vereinbarung bis zu 60 Tage. Hinzu kommen Einbehalte und die Umsatzsteuer, die je nach Besteuerungsart vor dem Zahlungseingang an das Finanzamt fließt.

Planen Sie zusätzlich einen Puffer für nicht prüfbare Aufstellungen oder Rückfragen der Bauverwaltung. Schon eine zurückgewiesene Rechnung kann die Zahlung um Wochen verschieben. Wie Sie solche Spitzen bei Großprojekten allgemein finanzieren, erklärt der Ratgeber Großauftrag vorfinanzieren.

Der häufigste Fehler ist eine Rechnung, die der Auftraggeber nicht prüfen kann. Fehlende Aufmaße, falsche Positionsnummern oder ein unzulässiges Format führen zu Rückfragen und verzögern die Zahlung. Für Rechnungen an Stellen des Bundes schreibt die E-Rechnungsverordnung grundsätzlich die elektronische Form vor; ausgenommen sind etwa Direktaufträge bis 1.000 Euro. Prüfen Sie für Länder und Kommunen die Vorgaben in den Vergabeunterlagen.

Ein zweiter Fehler ist, auf Abschläge zu verzichten oder sie selten zu stellen. Je größer der Abstand zwischen zwei Abschlägen, desto höher der Vorfinanzierungsbedarf. Stellen Sie Abschläge so oft, wie der Vertrag es erlaubt, und dokumentieren Sie den Leistungsstand jeweils nachvollziehbar.

Drittens werden Zahlungsverzögerungen aus Höflichkeit hingenommen. Halten Sie Fristen nach, mahnen Sie freundlich, aber konsequent, und fordern Sie bei verzögerter Prüfung das unbestrittene Guthaben an.

Viertens unterschätzen viele die Gesamtbelastung aus parallelen Aufträgen. Gewinnen Sie mehrere Ausschreibungen gleichzeitig, addieren sich die Spitzen. Prüfen Sie Ihre Finanzierung deshalb für die Summe aller laufenden Projekte, nicht für jedes Projekt einzeln.

Über Vionor können Sie eine Finanzierung für die Vorleistung eines Auftrags anfragen, etwa als Auftragsvorfinanzierung für Material, Löhne und Nachunternehmer. Was Baubetriebe darüber hinaus beachten sollten, beschreibt die Seite Kredit für Bauunternehmen. Vionor vermittelt Firmenkredite von Finanzierungspartnern und vergibt selbst keine Kredite. Vermittelt werden 10.000 bis 500.000 Euro mit Laufzeiten von 6 bis 60 Monaten.

Bürgschaften und Avale für Vertragserfüllung oder Gewährleistung vermittelt Vionor nicht; dafür sind Hausbank oder Kreditversicherer zuständig. Ein Firmenkredit kann aber Liquidität ersetzen, die ein Bareinbehalt bindet. Hilfreich für die Prüfung sind der Auftrag oder Zuschlag, der Zahlungsplan und Ihre Berechnung des Vorfinanzierungsbedarfs.

Die Anfrage ist kostenlos, unverbindlich und löst keine SCHUFA-Abfrage aus; der Finanzierungspartner kann bei seiner Prüfung Auskünfte einholen. Voraussetzung sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit. Als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft. Über Zins, Sicherheiten und Zusage entscheidet allein der Finanzierungspartner.

Öffentliche Auftraggeber sind in der Regel verlässliche Zahler, aber sie zahlen nach festen Regeln und erst nach Prüfung. Wer diese Regeln kennt, kann die Lücke bis zur Zahlung genau berechnen und vor dem Angebot entscheiden, wie er sie schließt.

Nutzen Sie Abschläge konsequent, stellen Sie prüfbare Rechnungen im richtigen Format und halten Sie Fristen nach. Den verbleibenden Bedarf decken Sie mit Eigenmitteln oder einer passenden Finanzierung, deren Kosten Sie in den Preis einrechnen.