Pflegedienst Finanzierung: Abrechnungslücken sicher überbrücken

Ambulante Pflegedienste haben Liquiditätslücken, weil sie zuerst pflegen und Gehälter zahlen und erst danach von den Kassen bezahlt werden. Zwischen dem Pflegeeinsatz und dem Geldeingang liegen Dokumentation, Abrechnung, Prüfung beim Kostenträger und Überweisung. Personal, Fahrzeuge, Miete und Software kosten dagegen jeden Monat zu festen Terminen Geld.

Der größte Kostenblock ist das Personal. Gehälter sind zum Monatsende fällig, unabhängig davon, wann die Kasse zahlt. Ein Dienst, der wächst und neue Pflegekräfte einstellt, zahlt deren Gehälter mehrere Wochen, bevor die erste Zahlung für ihre Einsätze eingeht. Wachstum verschärft die Lücke deshalb, statt sie zu schließen.

Dazu kommt, dass mehrere Kostenträger mit eigenen Verfahren beteiligt sind. Pflegekassen, Krankenkassen und Pflegebedürftige selbst zahlen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Wer nur auf den Kontostand schaut, sieht die Lücke oft erst, wenn sie da ist.

Diese Seite behandelt die Finanzierung der laufenden Abrechnungslücke. Was ein Firmenkredit für Praxen und Pflegedienste insgesamt leisten kann, etwa für Geräte oder Fahrzeuge, beschreibt die Seite Kredit für Praxen und Pflegedienste.

Ein ambulanter Pflegedienst wird je nach Leistung von der Pflegekasse, der Krankenkasse oder den Pflegebedürftigen selbst bezahlt. Für die häusliche Pflegehilfe nach § 36 SGB XI richtet sich der Vergütungsanspruch nach § 120 Abs. 4 SGB XI unmittelbar gegen die zuständige Pflegekasse. Für häusliche Krankenpflege auf ärztliche Verordnung rechnet der Dienst mit der Krankenkasse ab, wie § 302 SGB V regelt.

Rufen Pflegebedürftige mehr Leistungen ab, als die Pflegekasse mit dem leistungsrechtlichen Höchstbetrag übernimmt, zahlen sie den Rest selbst. Dafür darf der Dienst nach § 120 Abs. 4 SGB XI keine höhere als die vereinbarte Vergütung berechnen. Diese Eigenanteile sind kleine Einzelbeträge, die eigenes Forderungsmanagement erfordern.

Für die Eigenanteile hilft ein sauberer Pflegevertrag. Nach § 120 Abs. 3 SGB XI muss er Art, Inhalt und Umfang der Leistungen mit den vereinbarten Vergütungen beschreiben, und der Dienst muss die Pflegebedürftigen vor Vertragsschluss in der Regel schriftlich über die voraussichtlichen Kosten unterrichten. Wer das konsequent tut, vermeidet Streit über Rechnungen und damit verzögerte Zahlungen. Halten Sie Änderungen des Leistungsumfangs ebenso schriftlich fest.

Jeder Kostenträger hat ein eigenes Abrechnungsverfahren. Planen Sie deshalb die Zahlungseingänge getrennt nach Kostenträger. Die Tabelle zeigt die typische Aufteilung.

Die Abrechnung verzögert sich vor allem durch unvollständige oder fehlerhafte Abrechnungsunterlagen. Nach § 105 SGB XI müssen Pflegedienste die erbrachten Leistungen nach Art, Menge und Preis einschließlich Tag und Zeit aufzeichnen, ihr Kennzeichen, die Beschäftigtennummer der leistenden Person und die Versichertennummer angeben. Fehlt eine Angabe, kommt es zu Rückfragen, und die Zahlung verschiebt sich.

Bei der häuslichen Krankenpflege verlangt § 302 SGB V unter anderem die Angaben zur ärztlichen Verordnung, den Tag und die Zeit der Leistung. Eine fehlende oder unvollständige Verordnung ist ein häufiger Grund für verzögerte Zahlungen. Prüfen Sie Verordnungen deshalb beim Eingang und nicht erst bei der Abrechnung.

Viele Dienste beauftragen für die Abrechnung ein Rechenzentrum; § 302 Abs. 2 SGB V erlaubt das ausdrücklich. Das spart Arbeit, verlagert aber nicht die Verantwortung für vollständige Daten. Je früher der Dienst seine Leistungsnachweise abschließt, desto früher kann abgerechnet werden.

Die schnellste Finanzierung ist deshalb oft ein besserer Abrechnungsprozess. Feste Termine für den Abschluss der Dokumentation, eine Prüfung offener Posten je Kostenträger und konsequentes Nachfassen verkürzen die Lücke ohne Kosten. Wie das systematisch gelingt, beschreibt der Ratgeber Forderungsmanagement.

Die Abrechnungslücke ist so groß wie die Kosten, die Sie bezahlen, bevor die Zahlung für die zugehörigen Leistungen eingeht. Rechnen Sie sie mit Ihren eigenen Abrechnungsterminen und den tatsächlichen Zahlungseingängen der letzten Monate. Das folgende Beispiel verwendet runde Beispielzahlen und einen angenommenen Zahlungseingang sechs Wochen nach Monatsende.

Ein Dienst hat monatliche Kosten von 75.000 Euro, davon 60.000 Euro Personal, und rechnet Leistungen von 80.000 Euro je Monat ab. Die Leistungen des Januars werden Anfang Februar abgerechnet und Mitte März bezahlt. Bis dahin hat der Dienst die Kosten für Januar und Februar bezahlt, zusammen 150.000 Euro, ohne einen Euro für Januar erhalten zu haben.

Im laufenden Betrieb bleibt diese Bindung bestehen, solange Abrechnung und Zahlung im gleichen Takt laufen. Sie steigt mit jedem neuen Klienten und jeder Verzögerung. Kommt eine Zahlung zwei Wochen später, fehlen im Beispiel zusätzlich rund 37.500 Euro, also ein halber Monat Kosten. Ein wochengenauer, rollierender Plan, wie ihn der Ratgeber 13-Wochen-Liquiditätsplan beschreibt, macht diese Bewegungen sichtbar.

Pflegedienste überbrücken die Abrechnungslücke mit Rücklagen, einem Kontokorrentrahmen, einem Betriebsmittelkredit oder dem Verkauf ihrer Forderungen. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob die Lücke dauerhaft besteht oder vorübergehend wächst. Eine dauerhafte Bindung gehört idealerweise in Eigenmittel oder eine längerfristige Finanzierung, ein vorübergehender Anstieg in einen flexiblen Rahmen.

Ein Betriebsmittelkredit passt, wenn Sie einen bekannten Betrag für eine bekannte Zeit brauchen, etwa für die Aufnahme neuer Klienten oder die Einstellung zusätzlicher Pflegekräfte. Die Rate sollte aus dem Überschuss tragbar sein, den der Dienst nach Eingang der Kassenzahlungen erwirtschaftet.

Beim Factoring verkauft der Dienst seine Forderungen und erhält das Geld früher. Der Deutsche Factoring-Verband beschreibt Factoring als Forderungsverkauf mit Finanzierungs-, Dienstleistungs- und häufig Ausfallschutzfunktion. Es kostet Gebühren, kann aber die Abrechnung entlasten. Den Vergleich mit einem Kredit zeigt der Ratgeber Factoring oder Kredit.

Langlebige Anschaffungen wie Dienstfahrzeuge sollten nicht aus dem Betriebsmittelrahmen bezahlt werden. Für sie passt eine eigene Finanzierung mit einer Laufzeit, die zur Nutzung passt; Optionen zeigt der Ratgeber Fahrzeugfinanzierung für die Firma.

Vionor ist ein Kreditvermittler und vergibt selbst keine Kredite. Für laufende Pflegedienste vermittelt Vionor Anfragen für Firmenkredite von 10.000 bis 500.000 Euro mit 6 bis 60 Monaten Laufzeit, etwa einen Betriebsmittelkredit für die Abrechnungslücke oder einen Kredit für Fahrzeuge. Factoring vermittelt Vionor nicht.

Die Gründung eines Pflegedienstes finanziert Vionor nicht: Voraussetzung sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit, jüngere Unternehmen können nicht anfragen. Als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft.

Die Anfrage ist kostenlos, unverbindlich und löst bei Vionor keine SCHUFA-Abfrage aus. Ob ein Angebot entsteht und zu welchen Bedingungen, entscheidet allein der Finanzierungspartner nach seiner Prüfung, bei der er auch Auskünfte einholen kann. Hilfreich sind Kontoauszüge, die die regelmäßigen Kassenzahlungen zeigen, und eine kurze Erläuterung Ihrer Abrechnungstermine.

Die meisten Engpässe in Pflegediensten sind absehbar, weil sie aus festen Abläufen entstehen. Wer die folgenden Fehler vermeidet, braucht weniger Finanzierung und verhandelt aus einer besseren Lage.

Ein guter Zeitpunkt für die Planung ist vor jeder Wachstumsphase. Bevor Sie neue Klienten aufnehmen oder Pflegekräfte einstellen, rechnen Sie aus, wie viel zusätzliche Lücke dadurch entsteht und wie Sie sie decken.

Prüfen Sie außerdem einmal im Quartal, wie sich die durchschnittliche Zeit zwischen Leistungsmonat und Zahlungseingang je Kostenträger entwickelt. Steigt sie, liegt die Ursache meist in der eigenen Abrechnung oder bei Rückfragen, die liegen geblieben sind. Wer das früh erkennt, kann gegensteuern, bevor ein Kredit nötig wird.