Umsatzsteuer und Liquidität: Vorauszahlungen richtig planen

Die Umsatzsteuer belastet die Liquidität, weil Sie sie an das Finanzamt zahlen, bevor Ihr Kunde Sie bezahlt hat. Bei der Regelbesteuerung nach vereinbarten Entgelten, der sogenannten Soll-Versteuerung, entsteht die Steuer nach § 13 UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben. Ob und wann der Kunde zahlt, spielt dafür keine Rolle.

Gleichzeitig ist die Umsatzsteuer nicht Ihr Geld. Sie ziehen sie für den Staat ein und verrechnen sie mit der Vorsteuer, also der Umsatzsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen. Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 UStG eine ordnungsgemäße Rechnung voraus.

Liquidität wird so an zwei Stellen gebunden. Zum einen strecken Sie die Steuer auf Ausgangsrechnungen vor, bis der Kunde zahlt. Zum anderen fehlt das Geld, wenn eingenommene Umsatzsteuer im Alltag für Löhne oder Material ausgegeben wurde und dann die Vorauszahlung fällig wird.

Dieser Ratgeber erklärt die Fristen und die beiden wichtigsten Stellschrauben. Er ersetzt keine Steuerberatung: Welche Regelung für Ihr Unternehmen zulässig und sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung ist nach § 18 Abs. 1 UStG am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig. Bis dahin müssen Sie auch die Voranmeldung elektronisch übermitteln, in der Sie die Steuer selbst berechnen. Das geschieht in der Regel über ELSTER.

Welcher Zeitraum für Sie gilt, hängt von der Steuer des Vorjahres ab. Regelfall ist das Kalendervierteljahr. Lag die Steuer des Vorjahres über 9.000 Euro, melden Sie monatlich. Für Gründungsjahre enthält § 18 Abs. 2 UStG Sonderregeln, die Ihre Steuerberatung für Sie prüft.

Für die Liquidität heißt das: Monatliche Zahler haben kürzere Abstände, aber kleinere Einzelbeträge. Vierteljährliche Zahler sammeln drei Monate Umsatzsteuer an und zahlen sie in einer Summe, was ohne Rücklage leicht zu einem Engpass führt.

Mit der Dauerfristverlängerung verschiebt das Finanzamt auf Antrag die Fristen für Voranmeldung und Vorauszahlung um einen Monat. Das regelt § 46 UStDV. Aus dem 10. April wird für das erste Quartal also der 10. Mai, aus dem 10. Februar für den Januar der 10. März.

Monatliche Zahler erhalten die Verlängerung nach § 47 UStDV nur gegen eine Sondervorauszahlung. Sie beträgt ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen des Vorjahres. Beispiel: Hat Ihr Unternehmen im Vorjahr insgesamt 66.000 Euro vorausgezahlt, beträgt die Sondervorauszahlung 6.000 Euro.

Die Sondervorauszahlung ist kein verlorenes Geld. Sie wird nach § 48 UStDV mit der Vorauszahlung für den letzten Voranmeldungszeitraum des Jahres verrechnet, also in der Regel mit dem Dezember. Bis dahin ist der Betrag allerdings gebunden und muss jedes Jahr neu berechnet und gezahlt werden.

Den Antrag stellen Sie elektronisch bis zu dem Tag, an dem die erste Voranmeldung fällig wäre, für die die Verlängerung gelten soll. Die Verlängerung gilt über das erste Jahr hinaus; monatliche Zahler berechnen die Sondervorauszahlung dann jedes Jahr neu. Das Finanzamt lehnt den Antrag ab oder widerruft die Verlängerung, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint.

Die Ist-Versteuerung schont die Liquidität, weil die Umsatzsteuer erst mit Ablauf des Zeitraums entsteht, in dem der Kunde gezahlt hat. Das Finanzamt kann sie nach § 20 UStG auf Antrag gestatten. Voraussetzung ist zum Beispiel ein Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr, eine Befreiung von der Buchführungspflicht oder eine freiberufliche Tätigkeit.

Die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen dürfen Sie auch bei der Ist-Versteuerung grundsätzlich schon ziehen, wenn Leistung und Rechnung vorliegen. Dadurch entsteht in Phasen mit hohen Einkäufen und späten Kundenzahlungen sogar ein Liquiditätsvorteil. Ob sich ein Wechsel für Sie lohnt, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung durchrechnen.

Die Beispielrechnung zeigt den Unterschied für eine Rechnung über 50.000 Euro netto zuzüglich 9.500 Euro Umsatzsteuer beim allgemeinen Steuersatz. Die Leistung wird im März erbracht, der Kunde zahlt am 30. Mai, gemeldet wird vierteljährlich.

Planen Sie die Umsatzsteuer als eigene Zeile mit dem tatsächlichen Zahlungstermin, nicht als Teil Ihrer Umsätze. Wer Bruttoeinnahmen als verfügbares Geld betrachtet, überschätzt seine Liquidität um die gesamte Steuer. Ein wöchentlicher Plan macht die Termine sichtbar, wie der Ratgeber 13-Wochen-Liquiditätsplan zeigt.

Bewährt hat sich ein separates Konto, auf das Sie bei jedem Zahlungseingang den Steueranteil überweisen. Dann ist die Vorauszahlung am Stichtag gedeckt, und das Geschäftskonto zeigt nur, was wirklich Ihnen gehört. Bei großen Investitionen entsteht umgekehrt ein Erstattungsanspruch, den Sie erst nach der Voranmeldung zurückbekommen.

Vergessen Sie die Jahreserklärung nicht. Weicht die berechnete Jahressteuer von der Summe der Vorauszahlungen ab, ist ein Unterschiedsbetrag zugunsten des Finanzamts nach § 18 Abs. 4 UStG einen Monat nach Eingang der Erklärung fällig. Der Liquiditätsrechner hilft, solche Einzelzahlungen mit Ihren laufenden Ein- und Ausgängen abzugleichen.

Der teuerste Fehler ist eine verspätete Zahlung. Nach § 240 AO fällt für jeden angefangenen Monat der Säumnis ein Säumniszuschlag von einem Prozent des auf 50 Euro abgerundeten Rückstands an. Eine Säumnis bis zu drei Tagen bleibt ohne Zuschlag, darauf sollten Sie sich aber nicht verlassen.

Ein zweiter Fehler ist, die Dauerfristverlängerung als Dauerkredit zu betrachten. Sie verschiebt die Zahlung nur einmal um einen Monat und löst keinen strukturellen Engpass. Wer jeden Monat knapp an der Vorauszahlung scheitert, hat in der Regel ein Problem mit Zahlungszielen oder Marge.

Drittens unterschätzen viele die Wirkung langer Zahlungsziele. Je später Kunden zahlen, desto länger strecken Sie bei Soll-Versteuerung die Steuer vor. Kürzere Ziele und konsequentes Mahnen helfen hier mehr als jede Finanzierung, wie der Ratgeber Zahlungsziele verhandeln erklärt.

Viertens werden Steuerzahlungen und Rücklagen vermischt. Geben Sie eingenommene Umsatzsteuer für laufende Kosten aus, entsteht die Lücke erst am Fälligkeitstag, dann aber vollständig. Bei wiederkehrenden Rückständen sollten Sie früh mit Steuerberatung und Finanzamt sprechen.

Ein Betriebsmittelkredit kann helfen, wenn die Lücke zeitlich bedingt ist: Ihre Kunden zahlen verlässlich, aber später, als Steuer, Löhne und Material fällig werden. Er hilft nicht, wenn eingenommene Umsatzsteuer dauerhaft für laufende Kosten verbraucht wird. Dann muss zuerst die Ursache behoben werden, etwa Preise, Kosten oder Zahlungsziele. Die Zinsen des Kredits tragen selbst keine Umsatzsteuer, wie der Ratgeber Kredit und Umsatzsteuer erklärt.

Vionor vermittelt Firmenkredite und vergibt selbst keine Kredite. Über Vionor fragen Unternehmen Finanzierungen von 10.000 bis 500.000 Euro mit 6 bis 60 Monaten Laufzeit an, etwa einen Betriebsmittelkredit für die Vorfinanzierung laufender Kosten. Die Anfrage ist kostenlos, unverbindlich und löst keine SCHUFA-Abfrage aus; der Finanzierungspartner kann bei seiner Prüfung Auskünfte einholen.

Voraussetzung sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit. Als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft. Ein Liquiditätsplan mit den Umsatzsteuerterminen zeigt dem Finanzierungspartner, wofür das Geld gebraucht wird; über Zins, Sicherheiten und Zusage entscheidet allein er.

Die Umsatzsteuer ist eine der wenigen Ausgaben, deren Höhe und Termin Sie Monate im Voraus kennen. Wer sie getrennt plant und zurücklegt, vermeidet die meisten Engpässe. Dauerfristverlängerung und Ist-Versteuerung verschaffen zusätzlich Zeit, wenn die Voraussetzungen vorliegen.

Prüfen Sie einmal im Jahr mit Ihrer Steuerberatung, ob Voranmeldungszeitraum, Fristverlängerung und Besteuerungsart noch zu Ihrem Geschäft passen. Reicht die Planung trotzdem nicht, zeigt der Ratgeber Liquiditätsengpass überbrücken die sinnvolle Reihenfolge der nächsten Schritte.