Umbau im Gewerbe finanzieren: Büro, Laden und Mietereinbauten

Ein gewerblicher Umbau umfasst alles, was eine Fläche für Ihren Betrieb nutzbar macht: bauliche Veränderungen, Einrichtung und Technik. Dazu zählen Trennwände, Elektrik, Böden und Beleuchtung ebenso wie Möbel, Theken und Computer. Für die Finanzierung ist diese Aufteilung entscheidend, weil die drei Gruppen sehr unterschiedlich lange halten und rechtlich unterschiedlich behandelt werden.

Bauliche Einbauten sind fest mit dem Gebäude verbunden und lassen sich kaum ohne Schaden entfernen. Einrichtung wie Schreibtische, Regale oder Theken ist beweglich und kann bei einem Umzug mitgenommen werden. Technik wie Computer, Telefonanlage oder Kasse veraltet am schnellsten. Wer alles in einen Topf wirft, wählt oft eine Laufzeit, die für einen Teil viel zu lang ist.

Dieser Artikel behandelt den Umbau gemieteter Flächen, etwa ein neues Büro, eine Praxisfläche oder einen Laden. Wenn es Ihnen vor allem um Kassen, Kühlung und Waagen im Einzelhandel geht, finden Sie Details im Ratgeber Ladentechnik finanzieren. Die Grundlagen zur Kalkulation von Rückfluss und Rate erklärt der Ratgeber Investition planen.

Mietereinbauten gehören im Zweifel dem Mieter, der sie eingebaut hat, doch die Regel hat Grenzen. Nach § 94 Abs. 2 BGB sind die zur Herstellung eines Gebäudes eingefügten Sachen wesentliche Bestandteile des Gebäudes. Ein wesentlicher Bestandteil kann nicht gesondert im Eigentum stehen, er gehört dem Eigentümer des Grundstücks. Für Einbauten eines Mieters greift aber häufig eine Ausnahme.

Diese Ausnahme regelt § 95 Abs. 2 BGB. Sachen, die nur zu einem vorübergehenden Zweck in ein Gebäude eingefügt sind, gehören nicht zu seinen Bestandteilen. Baut ein Mieter etwas ein, spricht nach der Rechtsprechung eine Vermutung dafür, dass er es nur für die Dauer des Mietverhältnisses tut. Anders kann es sein, wenn der Vertrag vorsieht, dass die Einbauten am Ende beim Vermieter bleiben, deshalb sollte der Einzelfall rechtlich geprüft werden.

Nach § 539 Abs. 2 BGB darf der Mieter eine Einrichtung wegnehmen, mit der er die Mietsache versehen hat. Nach § 546 BGB muss er die Mietsache nach Ende des Mietverhältnisses zurückgeben. Viele Gewerbemietverträge regeln zusätzlich, ob Einbauten bleiben, entschädigt oder auf Kosten des Mieters zurückgebaut werden. Ein vereinbarter Rückbau ist ein Kostenblock, den Sie schon heute einplanen sollten.

Für die Finanzierung folgt daraus: Fest verbundene Einbauten sind als Sicherheit kaum verwertbar, auch wenn sie Ihnen gehören, weil sie sich nur mit Aufwand und Wertverlust ausbauen und verkaufen lassen. Bewegliche Einrichtung lässt sich eher als Sicherheit verwenden. Welche Sicherheiten grundsätzlich in Frage kommen, erklärt der Ratgeber Sicherheiten beim Firmenkredit.

Eine Umbaufinanzierung sollte spätestens dann getilgt sein, wenn Sie die Fläche verlassen oder die Einbauten verbraucht sind. Maßgeblich ist die kürzere der beiden Grenzen. Läuft Ihr Mietvertrag fest noch vier Jahre, sollte die Finanzierung der Einbauten nicht länger als diese vier Jahre dauern. Eine Verlängerungsoption zählt nur, wenn Sie sie sicher ziehen wollen.

Für Einrichtung und Technik gibt die AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums eine Orientierung. Sie nennt für Büromöbel eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 13 Jahren und für Ladeneinbauten, Gaststätteneinbauten und Schaufensteranlagen 8 Jahre. Für Computerhardware lässt die Finanzverwaltung nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu. Tatsächlich nutzen Sie Rechner meist länger, die Finanzierung sollte trotzdem kurz bleiben, weil der Ersatz absehbar ist.

Daraus ergibt sich oft eine Aufteilung in zwei Teile. Möbel und langlebige Einrichtung können über eine längere Laufzeit laufen, Einbauten und Technik über eine kürzere. Ob Einbauten steuerlich über die Mietdauer oder eine andere Nutzungsdauer abgeschrieben werden, klärt Ihre Steuerberatung, denn das hängt von Art und Vertrag ab.

Ein belastbares Umbaubudget entsteht aus schriftlichen Angeboten je Gewerk plus einer ausdrücklichen Reserve. Ein Gewerk ist ein abgegrenzter Bauleistungsbereich wie Elektro, Trockenbau oder Bodenbelag. Holen Sie für die großen Positionen Angebote ein, bevor Sie eine Finanzierung anfragen. Schätzungen ohne Angebot sind im Umbau die häufigste Ursache für Nachfinanzierungen.

Die Tabelle zeigt ein frei gewähltes Beispiel für ein Büro mit zwölf Arbeitsplätzen auf einer gemieteten Fläche. Alle Beträge sind netto und fiktiv. Die Reserve von 7.000 Euro deckt Überraschungen wie marode Leitungen hinter der Wand oder Lieferverzögerungen ab. Kreditkosten sind nicht eingerechnet.

Zum Budget gehören auch Kosten, die keinen Sachwert schaffen: doppelte Miete während des Umbaus, Umzug und ein Umsatzausfall in der Übergangszeit. Planen Sie diese Beträge aus der laufenden Liquidität oder als Teil des Betriebsmittelbedarfs. Wie Sie den Gesamtbedarf vollständig ermitteln, zeigt der Ratgeber Finanzierungsbedarf berechnen.

Für einen Umbau gibt es selten die eine richtige Finanzierung, meist passt eine Kombination. Prüfen Sie zuerst, ob sich der Vermieter beteiligt. Gerade bei längeren Mietverträgen sind Zuschüsse zum Ausbau oder mietfreie Monate Verhandlungssache. Halten Sie jede Zusage des Vermieters schriftlich im Mietvertrag oder einem Nachtrag fest.

Für die Einbauten im Beispiel mit 37.000 Euro plus Planung und Reserve bietet sich ein Investitionskredit an, dessen Laufzeit zur Restmietdauer passt. Bei vier Jahren Restmietdauer und 48.000 Euro für Einbauten, Planung und Reserve wären das rechnerisch 1.000 Euro Tilgung im Monat, zuzüglich Zinsen. Möbel und Technik lassen sich alternativ leasen oder mitfinanzieren. Den Vergleich beider Wege beschreibt der Ratgeber Leasing oder Kredit.

Öffentliche Förderprogramme können für bestimmte Vorhaben in Frage kommen, etwa bei Energieeffizienz oder Digitalisierung. Förderkredite der KfW laufen über die Hausbank und werden in der Regel vor Beginn des Vorhabens beantragt. Prüfen Sie diesen Weg deshalb, bevor Sie Aufträge vergeben.

Vionor ist Kreditvermittler für Unternehmen und vergibt selbst keine Kredite. Über Vionor fragen Unternehmen Finanzierungen von 10.000 bis 500.000 Euro mit 6 bis 60 Monaten Laufzeit an. Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich und löst keine SCHUFA-Abfrage aus. Der Finanzierungspartner kann bei seiner eigenen Prüfung Auskünfte einholen und entscheidet allein über Zinsen, Zusage, Sicherheiten und Auszahlung.

Für einen Umbau helfen der Mietvertrag mit Restlaufzeit, die Vereinbarung mit dem Vermieter und die Angebote der Handwerker. Daraus wird sichtbar, dass Laufzeit und Mietdauer zusammenpassen. Voraussetzung für eine Anfrage sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit, jüngere Unternehmen können nicht anfragen. Als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft.

Förderkredite und Förderanträge vermittelt Vionor nicht. Wenn ein Förderprogramm zu Ihrem Umbau passt, ist die Hausbank der richtige Weg. Ein Firmenkredit über Vionor kann eine Förderung ergänzen, etwa für Teile, die nicht gefördert werden, oder für den Eigenanteil.

Die teuersten Fehler entstehen vor dem ersten Handwerkertermin. Wer ohne Vereinbarung mit dem Vermieter umbaut, riskiert Streit über Zustimmung, Eigentum und Rückbau. Wer ohne Reserve finanziert, muss bei der ersten Überraschung nachverhandeln, oft unter Zeitdruck und zu schlechteren Bedingungen. Und wer die Laufzeit an der Nutzungsdauer statt an der Mietdauer ausrichtet, zahlt womöglich noch für Einbauten in einer Fläche, die er längst verlassen hat.

Arbeiten Sie die folgende Liste vor der Anfrage ab. Sie dauert wenige Stunden und erspart Ihnen eine Nachfinanzierung.