Finanzierungsbedarf berechnen: Von der Projektkalkulation zum Kreditbetrag

Der Finanzierungsbedarf ist der Betrag, den Ihr Betrieb vorstrecken muss, bis die Kundenzahlungen die Ausgaben wieder einholen. Der Auftragswert sagt darüber wenig aus. Er enthält Ihren Gewinn, und ein Teil der Leistung wird schon während des Projekts über Anzahlungen oder Abschläge bezahlt. Wer einfach den Auftragswert oder die Summe aller Kosten finanziert, nimmt meist zu viel Geld auf und zahlt dafür unnötig Kosten.

Die Projektkalkulation beantwortet eine andere Frage als die Finanzierung. Die Kalkulation zeigt, ob sich ein Auftrag lohnt: Einzelkosten, Gemeinkostenzuschlag, Wagnis und Gewinn ergeben den Angebotspreis. Die Finanzierung fragt, wann Geld abfließt und wann es zurückkommt. Beide Rechnungen nutzen dieselben Zahlen, ordnen sie aber nach einem anderen Kriterium, nämlich nach dem Zeitpunkt der Zahlung.

Die IHK Limburg unterscheidet in ihrer Darstellung der Finanzplanung vier Bausteine: Kapitalbedarfsplan, Liquiditätsplan, Ertragsvorschau und Finanzierungsplan. Für ein einzelnes Projekt brauchen Sie davon vor allem zwei. Der Liquiditätsplan des Projekts zeigt die Lücke, der Finanzierungsplan zeigt, wie Sie die Lücke schließen. Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt von der Kalkulation zu einem begründeten Kreditbetrag.

Wie die Lücke allgemein entsteht und welche Zahlungspläne sie verkürzen, erklärt der Ratgeber Vorleistung im Projekt. Hier geht es um den Rechenweg selbst: welche Posten hineingehören, welche Zuschläge nötig sind und wie Sie aus dem Ergebnis eine Kreditsumme ableiten, die ein Finanzierungspartner nachvollziehen kann.

Zahlungswirksam ist jeder Posten, für den während des Projekts tatsächlich Geld Ihr Konto verlässt. Das sind vor allem Material, Fremdleistungen von Subunternehmern und die Löhne der eingesetzten Beschäftigten. Gemeinkosten wie Miete, Versicherungen oder Verwaltung fließen ebenfalls ab, allerdings unabhängig vom einzelnen Projekt. Sie gehören in die Rechnung, soweit sie in den Projektmonaten nicht durch andere Umsätze gedeckt sind.

Nicht zahlungswirksam sind der Zuschlag für Wagnis und Gewinn sowie Abschreibungen auf vorhandene Maschinen. Der Gewinnzuschlag ist kein Abfluss, sondern der Überschuss, den Sie am Ende behalten wollen. Abschreibungen verteilen eine frühere Anschaffung auf mehrere Jahre und kosten im Projekt kein zusätzliches Geld. Wer diese Posten mitfinanziert, bläht den Bedarf künstlich auf.

Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel mit runden Zahlen. Ein Betrieb kalkuliert einen Auftrag mit einem Nettopreis von 200.000 Euro und einer Laufzeit von fünf Monaten. Die Gemeinkosten setzt er in voller Höhe an, weil der Auftrag in dieser Zeit fast die ganze Kapazität bindet.

Verteilen Sie jeden zahlungswirksamen Posten auf den Monat, in dem er tatsächlich bezahlt wird, und stellen Sie die Kundenzahlungen im Monat des Geldeingangs dagegen. Entscheidend ist der Geldfluss, nicht das Rechnungsdatum. Ein Abschlag, den Sie Ende Monat 2 abrechnen, kommt oft erst im Folgemonat an. Nach § 632a BGB können Sie Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten und geschuldeten Leistungen verlangen, müssen diese aber durch eine nachvollziehbare Aufstellung belegen.

Im Beispiel kauft der Betrieb Material für 40.000 Euro in Monat 1 und für 30.000 Euro in Monat 2. Die Subunternehmer erhalten je 15.000 Euro in Monat 3 und 4. Löhne fallen mit 10.000 Euro und Gemeinkosten mit 4.000 Euro in jedem der fünf Monate an. Der Kunde zahlt zwei Abschläge von je 60.000 Euro, die in Monat 3 und Monat 5 eingehen, und die Schlusszahlung von 80.000 Euro nach der Abnahme in Monat 7.

Der kumulierte Saldo erreicht in Monat 2 seinen tiefsten Stand mit minus 98.000 Euro. Das ist die Projektlücke vor allen Zuschlägen. Bemerkenswert ist Monat 4: Dort fällt der Saldo noch einmal auf minus 96.000 Euro, weil die Subunternehmer bezahlt werden, bevor der zweite Abschlag eingeht. Erst mit der Schlusszahlung dreht der Saldo ins Plus und zeigt den kalkulierten Überschuss von 30.000 Euro.

Prüfen Sie bei Ihrer eigenen Rechnung jeden Monat einzeln. Die größte Lücke liegt nicht immer am Anfang. Sie entsteht dort, wo hohe Ausgaben und ein spät eingehender Abschlag zusammentreffen.

Zwei Zuschläge fehlen in fast jeder ersten Rechnung: die vorgestreckte Umsatzsteuer und eine Reserve für verspätete Zahlungen. Die Umsatzsteuer auf Material und viele Fremdleistungen zahlen Sie zunächst an Ihre Lieferanten mit. Als Vorsteuer abziehen können Sie sie nach § 15 UStG erst, wenn die Leistung ausgeführt ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Verrechnet wird sie über die Voranmeldung, die nach § 18 UStG bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abzugeben ist.

Im Beispiel kostet das Material in Monat 1 netto 40.000 Euro, brutto also 47.600 Euro. Die 7.600 Euro Umsatzsteuer sind mindestens bis zur nächsten Voranmeldung gebunden. Der Betrieb rechnet deshalb mit einem Zuschlag von 8.000 Euro. Wie sich das bei Ihnen auswirkt, hängt vom Voranmeldungszeitraum und von der Besteuerungsart ab; klären Sie die Details mit Ihrer Steuerberatung.

Die Reserve leiten Sie am besten aus einem konkreten Störfall ab, statt einen pauschalen Aufschlag zu wählen. Fragen Sie: Was passiert, wenn ein Abschlag einen Monat später kommt? Spielen Sie das für jeden Abschlag durch und nehmen Sie den ungünstigsten Fall. Im Beispiel trifft es am stärksten, wenn der erste Abschlag erst in Monat 4 eingeht: Der Saldo fiele in Monat 3 auf minus 127.000 Euro, also 29.000 Euro unter den bisherigen Tiefstand von minus 98.000 Euro. Diese 29.000 Euro sind die begründete Reserve.

Weitere Zuschläge können nötig sein, wenn der Kunde einen Sicherheitseinbehalt vornimmt oder Teile der Schlusszahlung erst nach Mängelbeseitigung leistet. Auch Preissteigerungen beim Material gehören in die Rechnung, wenn der Einkauf noch nicht fest vereinbart ist. Schreiben Sie zu jedem Zuschlag einen Satz Begründung dazu.

Der Kreditbetrag ergibt sich, wenn Sie vom Bruttobedarf die Eigenmittel abziehen, die Sie ohne Gefahr für den laufenden Betrieb einsetzen können. Freie Eigenmittel sind nicht der Kontostand, sondern das Guthaben über dem Mindestbestand, den Sie für Löhne, Steuern und andere Verpflichtungen ohnehin brauchen. Wer das ganze Konto ins Projekt steckt, verschiebt die Lücke nur in einen anderen Bereich des Betriebs.

Für das Beispiel ergibt sich folgende Rechnung. Die Projektlücke beträgt 98.000 Euro, hinzu kommen 8.000 Euro Umsatzsteuer und 29.000 Euro Reserve. Das sind 135.000 Euro Bruttobedarf. Der Betrieb kann 30.000 Euro freie Eigenmittel einsetzen, es bleiben 105.000 Euro. Diese Summe fragt er an.

Ebenso wichtig ist die Frage, woraus der Kredit zurückgezahlt wird. Im Beispiel zeigt der Plan in Monat 7 einen Überschuss von 30.000 Euro. Eine sehr kurze Laufzeit würde deshalb erfordern, den Kredit fast vollständig aus der Schlusszahlung zu tilgen. Das ist nur tragfähig, wenn danach noch genug Liquidität für die nächsten Aufträge bleibt. Eine etwas längere Laufzeit mit monatlicher Rate verteilt die Belastung, kostet aber über die Zeit mehr.

Welche Rate Ihr Betrieb neben dem Projekt verträgt, prüfen Sie mit dem Ratgeber Investition planen und mit dem Liquiditätsrechner. Bei mehreren parallelen Aufträgen addieren Sie nicht die Einzellücken, sondern legen die Monatspläne übereinander und lesen den gemeinsamen Tiefstand ab.

Der häufigste Fehler ist, den Auftragswert oder die Summe der Kosten als Bedarf anzusetzen. Damit finanzieren Sie Ihren eigenen Gewinn und ignorieren die Abschläge, die während des Projekts eingehen. Der zweite Fehler ist das Gegenteil: Nur Material wird eingerechnet, Löhne und Gemeinkosten fehlen. Dann reicht das Geld für den Einkauf, aber nicht für den zweiten Monat.

Ein dritter Fehler betrifft den Zeitpunkt. Viele Pläne buchen Kundenzahlungen im Monat der Rechnung statt im Monat des Geldeingangs. Schon ein Zahlungsziel von 30 Tagen verschiebt jeden Abschlag um einen Monat nach hinten. Ein vierter Fehler ist eine Reserve ohne Begründung, die entweder zu knapp ist oder als Polster ohne Zweck wirkt.

Diese Schritte helfen, die typischen Fehler zu vermeiden:

Eine nachvollziehbare Bedarfsrechnung ist die beste Grundlage für eine Anfrage, weil sie Betrag, Laufzeit und Rückführung in einem Blatt begründet. Vionor ist Kreditvermittler und vergibt selbst keine Kredite. Über Vionor fragen Unternehmen Firmenkredite von 10.000 bis 500.000 Euro mit Laufzeiten von 6 bis 60 Monaten an, für Projekte etwa als Auftragsvorfinanzierung.

Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich und löst bei Vionor keine SCHUFA-Abfrage aus. Zins, Zusage, Sicherheiten und Auszahlung entscheidet allein der jeweilige Finanzierungspartner nach seiner Prüfung; dabei kann er Auskünfte einholen. Voraussetzung sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit. Als Orientierung gelten außerdem 50.000 Euro Jahresumsatz, liegt der Umsatz darunter, wird der Einzelfall geprüft.

Hilfreich für die Prüfung sind der Auftrag oder die Auftragsbestätigung, der vereinbarte Zahlungsplan, Ihre Monatsrechnung mit kumuliertem Saldo und aktuelle Kontoauszüge. Was bei besonders großen Aufträgen zusätzlich zählt, beschreibt der Ratgeber Großauftrag vorfinanzieren.

Den Finanzierungsbedarf ermitteln Sie in sechs Schritten, die Sie für jedes größere Projekt wiederholen können. Die Rechnung passt auf ein Tabellenblatt und lässt sich während des Projekts mit den echten Zahlen fortschreiben. So sehen Sie früh, ob ein Abschlag ausbleibt oder Kosten davonlaufen.

Der wichtigste Hebel liegt oft vor der Finanzierung. Ein früherer Abschlag oder eine Anzahlung verkleinert die Lücke direkt; wie Sie das vereinbaren, zeigt der Ratgeber Abschlagszahlungen vereinbaren. Rechnen Sie den Plan nach jeder Änderung des Zahlungsplans neu, bevor Sie eine Summe anfragen.