Wirtschaftsauskunft verstehen: Was über Ihre Firma gespeichert ist

Eine Wirtschaftsauskunft ist ein Bericht über die Bonität eines Unternehmens, den eine Wirtschaftsauskunftei an Dritte mit berechtigtem Interesse erteilt. Bonität bedeutet die Fähigkeit und Bereitschaft, Rechnungen und Kredite pünktlich zu bezahlen. Die Auskunft fasst zusammen, was über ein Unternehmen bekannt ist, und verdichtet es oft zu einer Kennzahl. Man spricht auch von Firmenauskunft oder Bonitätsauskunft.

Abgefragt wird eine Wirtschaftsauskunft immer dann, wenn jemand ein Risiko eingeht. Ein Lieferant will wissen, ob er auf Rechnung liefern kann. Ein Vermieter prüft einen neuen gewerblichen Mieter. Ein Finanzierungspartner nutzt Auskünfte als einen Baustein seiner Kreditprüfung, neben Ihren eigenen Unterlagen.

Wirtschaftsauskunfteien sind private Unternehmen. Neben Auskunfteien, die vor allem Daten über Privatpersonen speichern, gibt es solche, die sich auf Unternehmen spezialisiert haben. Was über Selbstständige und Firmen bei der bekanntesten Verbraucherauskunftei gespeichert sein kann, beschreibt der Ratgeber SCHUFA für Unternehmen. Dieser Artikel behandelt die Firmenauskunft im Allgemeinen.

Für Ihr Unternehmen ist die Wirtschaftsauskunft eine Art Visitenkarte, die Sie nicht selbst gestalten. Sie wird aber aus Informationen gebildet, die Sie zum Teil beeinflussen können. Wer weiß, was darin steht, kann veraltete oder falsche Angaben korrigieren, bevor ein Geschäftspartner auf ihrer Grundlage entscheidet.

Eine Wirtschaftsauskunft enthält in der Regel fünf Bausteine: Stammdaten, Finanzdaten, Zahlungsverhalten, Negativmerkmale und eine zusammenfassende Bewertung. Die Gewichtung und Darstellung unterscheiden sich je nach Auskunftei. Die Tabelle zeigt typische Inhalte und ihre Herkunft.

Bei Kapitalgesellschaften sind die Finanzdaten oft öffentlich. Nach § 325 HGB müssen GmbH und UG ihren Jahresabschluss spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag zur Einstellung in das Unternehmensregister übermitteln. Auskunfteien werten diese Abschlüsse aus. Ein verspätet oder gar nicht offengelegter Abschluss führt dazu, dass die Auskunft mit alten Zahlen arbeitet.

Bei Einzelunternehmen und vielen Personengesellschaften gibt es keine Offenlegungspflicht. Hier stützt sich die Auskunft stärker auf Zahlungserfahrungen und eigene Angaben des Unternehmens. Das ist ein Grund, warum die Auskünfte über kleine Betriebe manchmal dünn sind.

Auskunfteien beziehen ihre Daten aus öffentlichen Registern, von Vertragspartnern und aus Inkassoverfahren. Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz nennt als Quellen etwa Handelsregister und Insolvenzbekanntmachungen sowie Banken, Energieversorger und Inkassounternehmen. Hinzu kommen Angaben, die Unternehmen selbst machen.

Für Negativdaten über Personen gelten Bedingungen. Nach den Hinweisen der Bundesbeauftragten dürfen Zahlungsausfälle unter anderem gemeldet werden, wenn ein rechtskräftiges Urteil vorliegt oder die Forderung anerkannt ist. Ohne Urteil oder Anerkenntnis braucht es mindestens zwei schriftliche Mahnungen, die erste mindestens vier Wochen zurück, einen vorherigen Hinweis auf die mögliche Meldung und eine unbestrittene Forderung. Eine bestrittene Rechnung reicht also nicht ohne Weiteres für einen Negativeintrag.

Auch die Speicherdauer ist geregelt. Nach den genehmigten Verhaltensregeln der Auskunfteien werden Zahlungsdaten drei Jahre nach Erledigung des Ereignisses gelöscht, wie die Bundesbeauftragte erläutert. Einträge im amtlichen Schuldnerverzeichnis löscht das zentrale Vollstreckungsgericht nach § 882e ZPO grundsätzlich drei Jahre nach der Eintragungsanordnung, früher etwa bei nachgewiesener vollständiger Zahlung.

Praktisch heißt das: Ein bezahlter Altfall verschwindet nicht sofort, aber er bleibt auch nicht ewig. Bewahren Sie Zahlungsnachweise auf, damit Sie eine Erledigung jederzeit belegen können.

Der Bonitätsindex ist eine Kennzahl, mit der eine Auskunftei die Ausfallwahrscheinlichkeit eines Unternehmens zusammenfasst. Jede Auskunftei verwendet eine eigene Skala. Bei manchen bedeutet ein niedriger Wert gute Bonität, bei anderen ein hoher. Vergleichen Sie Werte deshalb nie über verschiedene Auskunfteien hinweg.

Für Scores über natürliche Personen setzt § 31 BDSG Grenzen. Danach müssen die genutzten Daten nach einem wissenschaftlich anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren nachweisbar erheblich sein, und es dürfen nicht ausschließlich Anschriftendaten verwendet werden. Bei Einzelunternehmern ist die Grenze zwischen Firma und Person fließend, deshalb betrifft das auch viele kleine Betriebe.

Ein Bonitätsindex ist eine Momentaufnahme. Er reagiert auf neue Jahresabschlüsse, neue Zahlungserfahrungen und Negativmerkmale. Ein schlechter Wert kann deshalb an veralteten Daten liegen, nicht an Ihrer aktuellen Lage. Wie Bonität insgesamt entsteht und welche Faktoren Finanzierungspartner betrachten, erklärt der Ratgeber Bonität eines Unternehmens.

Für Finanzierungspartner ist der Index eine von mehreren Informationen. Kontoauszüge, BWA und Jahresabschluss zeigen die tatsächliche Lage genauer. Ein mittelmäßiger Index schließt einen Kredit deshalb nicht automatisch aus, er macht aber gute eigene Unterlagen umso wichtiger.

Eine Selbstauskunft beantragen Sie formlos bei der Auskunftei, für personenbezogene Daten gestützt auf Art. 15 DSGVO. Nach den Hinweisen der Bundesbeauftragten ist die Auskunft grundsätzlich kostenlos und ohne Begründung möglich. Sie umfasst die gespeicherten Daten, die Zwecke, die Herkunft und die Empfänger. Die Auskunftei muss innerhalb eines Monats antworten; bei komplexen Anfragen ist eine Verlängerung um zwei Monate möglich.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Person und Firma. Die Datenschutz-Grundverordnung schützt natürliche Personen, nicht juristische Personen wie eine GmbH. Als Einzelunternehmer, Geschäftsführerin oder Gesellschafter haben Sie das Auskunftsrecht für alle Daten, die sich auf Sie beziehen. Für das Firmenprofil einer GmbH fragen Sie die Auskunftei, ob sie eine Einsicht für das Unternehmen anbietet.

So gehen Sie Schritt für Schritt vor, wenn Sie Ihre Daten bei einer Auskunftei einsehen wollen.

Falsche Einträge lassen Sie berichtigen, indem Sie der Auskunftei den Fehler schriftlich mit Belegen melden. Für personenbezogene Daten haben Sie nach der DSGVO einen Anspruch auf Berichtigung unrichtiger und auf Löschung unzulässig gespeicherter Daten. Legen Sie Nachweise bei, etwa einen Kontoauszug zur bezahlten Forderung, einen aktuellen Registerauszug oder den neuen Jahresabschluss.

Reagiert die Auskunftei nicht oder lehnt sie ab, können Sie sich beschweren. Zuständig ist nach den Hinweisen der Bundesbeauftragten die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem die Auskunftei ihren Sitz hat. Die Bundesbeauftragte selbst beaufsichtigt private Auskunfteien nicht. Bei strittigen Forderungen hilft zusätzlich eine Klärung mit dem ursprünglichen Gläubiger.

Neben der Korrektur lohnt sich die aktive Pflege. Übermitteln Sie Ihren Jahresabschluss pünktlich an das Unternehmensregister und reichen Sie aktuelle Zahlen bei Bedarf auch direkt bei der Auskunftei ein. Bezahlen Sie Rechnungen im Rahmen der vereinbarten Ziele. Weitere Hebel beschreibt der Ratgeber Kreditwürdigkeit verbessern.

Bei rechtlichen Streitfragen, etwa ob eine Meldung überhaupt zulässig war, ziehen Sie eine Rechtsberatung hinzu. Dieser Ratgeber kann die Prüfung Ihres Einzelfalls nicht ersetzen.

Vionor ist ein Kreditvermittler und vergibt selbst keine Kredite. Über Vionor fragen Unternehmen einen Firmenkredit von 10.000 bis 500.000 Euro mit 6 bis 60 Monaten Laufzeit an. Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich und löst bei Vionor keine SCHUFA-Abfrage aus.

Der Finanzierungspartner kann bei seiner Prüfung Auskünfte einholen, auch Wirtschaftsauskünfte. Ob ein Angebot entsteht und zu welchen Bedingungen, entscheidet allein er. Wenn Sie wissen, dass ein veralteter Eintrag Ihr Bild trübt, erwähnen Sie das offen und legen Sie aktuelle Zahlen bei. Das erspart Rückfragen.

Voraussetzungen für eine Anfrage sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit; jüngere Unternehmen können nicht anfragen. Als Orientierung gelten mindestens 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft.

Der häufigste Fehler ist, die eigene Auskunft nie anzusehen. Viele Unternehmen erfahren erst bei einer Ablehnung durch einen Lieferanten, dass ein alter Eintrag besteht. Ein zweiter Fehler ist, Jahresabschlüsse spät offenzulegen, sodass die Auskunft mit Zahlen aus schwächeren Jahren arbeitet.

Ein dritter Fehler ist, Scores verschiedener Auskunfteien zu vergleichen oder einen Index als Urteil über das ganze Unternehmen zu lesen. Prüfen Sie Ihre Auskunft lieber einmal im Jahr und nach größeren Veränderungen, etwa einem Wechsel der Geschäftsführung oder dem Ende eines Rechtsstreits. Wie Finanzierungspartner Jahresabschlüsse lesen, zeigt der Ratgeber Jahresabschluss und Kredit.