Hausverwaltung finanzieren: Bestandsübernahme und Personalaufbau planen

Hausverwaltungen finanzieren vor allem Wachstum: den Kauf eines bestehenden Verwaltungsbestands, zusätzliches Personal und die Technik, mit der mehr Einheiten betreut werden können. Diese Vorhaben haben gemeinsam, dass die Kosten vor den zusätzlichen Honoraren anfallen. Ein Kredit überbrückt diesen Abstand, er ersetzt aber keine tragfähige Kalkulation je Einheit.

Wichtig ist die Abgrenzung zwischen Geld der Verwaltung und Geld der Kunden. Hausgelder und Rücklagen einer Eigentümergemeinschaft gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Für Mietkautionen schreibt § 551 BGB vor, dass sie getrennt vom Vermögen des Vermieters anzulegen sind. Solche Gelder stehen für Investitionen der Verwaltung nicht zur Verfügung, auch nicht vorübergehend.

Was Finanzierungspartner bei Dienstleistern allgemein prüfen, beschreibt die Seite Kredit für Dienstleister. Dieser Artikel geht auf die beiden Vorhaben ein, die für Verwaltungen besonders typisch sind: die Bestandsübernahme und den Personalaufbau.

Bei einer Bestandsübernahme kaufen Sie keine gesicherten Einnahmen, sondern die Chance, Verwalterverträge fortzuführen. Bei Wohnungseigentümergemeinschaften entscheiden nach § 26 WEG die Eigentümer per Beschluss über Bestellung und Abberufung des Verwalters. Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf drei Jahre.

Der Verwalter kann nach § 26 WEG jederzeit abberufen werden; der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Für den Käufer eines Bestands heißt das: Jede Gemeinschaft muss Sie als neuen Verwalter bestellen, und sie kann sich auch anders entscheiden. Bei der Mietverwaltung hängt der Übergang in der Regel von der Zustimmung der jeweiligen Eigentümer ab.

Gehen mit dem Bestand Beschäftigte über, kann ein Betriebsübergang vorliegen. Nach § 613a BGB tritt der neue Inhaber dann in die bestehenden Arbeitsverhältnisse ein, und die Beschäftigten können innerhalb eines Monats nach ihrer Unterrichtung widersprechen. Klären Sie Vertragsgestaltung und Arbeitsrecht vor dem Kauf mit einer Rechtsberatung.

Aus diesen Regeln folgt eine wichtige Gestaltung: Vereinbaren Sie einen Kaufpreis in Teilbeträgen, dessen späterer Teil sich nach den tatsächlich bestätigten Bestellungen richtet. Das senkt den Betrag, den Sie am Anfang finanzieren müssen, und verlagert einen Teil des Risikos auf den Verkäufer. Grundsätzliche Fragen zum Kauf eines Unternehmens behandelt der Ratgeber Unternehmenskauf finanzieren.

Den Finanzierungsbedarf berechnen Sie aus dem Kaufpreisanteil bei Übergabe und allen Kosten, die vor den ersten zusätzlichen Honoraren anfallen. Ein Beispiel mit runden, frei gewählten Zahlen: Eine Verwaltung übernimmt einen Bestand, der im Jahr 120.000 Euro netto an Honoraren bringt, also 10.000 Euro im Monat. Vereinbart ist ein Kaufpreis von 100.000 Euro, davon 70.000 Euro bei Übergabe und 30.000 Euro nach zwölf Monaten, gekürzt um Gemeinschaften, die nicht wechseln.

Hinzu kommen 15.000 Euro für Software und Datenübernahme sowie eine neue Verwalterin mit Arbeitgeberkosten von 5.000 Euro im Monat, die drei Monate vor dem Wechsel eingearbeitet wird. Eine Reserve von 10.000 Euro deckt Verzögerungen bei den Bestellungsbeschlüssen. Die Verwaltung setzt 20.000 Euro eigene Mittel ein und fragt 90.000 Euro an.

Ob die Rate tragbar ist, zeigt die laufende Rechnung. Den 10.000 Euro Honorar im Monat stehen 5.000 Euro Personal und 1.000 Euro Sachkosten gegenüber, es bleiben 4.000 Euro. Bei 90.000 Euro und 60 Monaten Laufzeit beträgt die Tilgung 1.500 Euro im Monat, hinzu kommen die Kreditkosten laut Angebot. Übrig bleiben vor diesen Kosten 2.500 Euro, in zwölf Monaten also genau die 30.000 Euro des zweiten Kaufpreisteils.

Das Beispiel zeigt, wie knapp eine solche Planung werden kann. Wechseln einzelne Gemeinschaften nicht, sinken Honorar und zweiter Kaufpreisteil gemeinsam, was die Kopplung sinnvoll macht. Wie Finanzierungspartner die Tragfähigkeit rechnen, erklärt der Ratgeber Kapitaldienstfähigkeit.

Personalaufbau finanzieren Sie als Vorlauf, bis die neuen Mitarbeitenden Einheiten betreuen, die Honorar bringen. In der Verwaltung ist die Einarbeitung anspruchsvoll, weil Abrechnungen, Beschlüsse und technische Fragen je Objekt unterschiedlich sind. Planen Sie deshalb mehrere Monate ein, in denen eine neue Kraft Kosten verursacht, aber noch nicht den vollen Bestand trägt.

Auch die rechtlichen Anforderungen an Qualifikation kosten Zeit und Geld. Wer gewerbsmäßig gemeinschaftliches Eigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet, braucht nach § 34c GewO eine Erlaubnis und eine Berufshaftpflichtversicherung. Gewerbetreibende und unmittelbar mitwirkende Beschäftigte müssen sich nach § 34c Absatz 2a GewO in einem Umfang von 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren weiterbilden.

Hinzu kommt der zertifizierte Verwalter nach § 26a WEG, der vor einer Industrie- und Handelskammer nachweist, dass er über die nötigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Nach § 19 Absatz 2 Nummer 6 WEG gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Ausgenommen sind nur Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, die einen Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt haben, solange nicht ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Prüfen Sie deshalb vor einer Bestandsübernahme, ob Ihr Team die Zertifizierung vorweisen kann, und planen Sie Prüfungsvorbereitung als Zeit und Kosten ein.

Wie Sie Gehälter bis zum ersten zusätzlichen Umsatz durchrechnen, zeigt der Ratgeber Personalkosten finanzieren. Für Abrechnungssoftware und Eigentümerportale hilft der Ratgeber Digitalisierung finanzieren.

Ein Finanzierungspartner prüft bei einer Hausverwaltung vor allem, wie verlässlich die wiederkehrenden Honorare sind und wie gut sie die Rate tragen. Verwaltungen haben wenig Anlagevermögen, das als Sicherheit dienen könnte. Umso wichtiger sind ein nachvollziehbarer Bestand, stabile Kontoverläufe und eine geordnete Trennung von eigenen und fremden Geldern.

Bereiten Sie diese Punkte für die Prüfung vor:

Der häufigste Fehler ist ein fester Kaufpreis für einen Bestand, dessen Bestellungen noch nicht bestätigt sind. Wechseln mehrere Gemeinschaften nicht, bleibt die Rate, während die Honorare fehlen. Ein zweiter Fehler ist, den Personalvorlauf zu unterschätzen und neue Einheiten mit dem bestehenden Team zu übernehmen, bis Qualität und Kundenbindung leiden.

Ein dritter Fehler ist eine Laufzeit, die länger reicht als die sicher geglaubten Bestellungen. Liegt die Kreditlaufzeit bei fünf Jahren und laufen viele Bestellungen vorher aus, hängt die Rückzahlung an Wiederbestellungen. Planen Sie deshalb vorsichtig und rechnen Sie den Fall durch, dass ein Teil der Gemeinschaften nicht verlängert.

Eine Anfrage über Vionor passt, wenn eine bestehende Hausverwaltung Wachstum finanzieren will, etwa Personal, Technik oder eine Bestandsübernahme. Vionor ist Kreditvermittler und vergibt selbst keine Kredite. Über Vionor fragen Unternehmen Firmenkredite von 10.000 bis 500.000 Euro mit Laufzeiten von 6 bis 60 Monaten an, für laufende Kosten etwa als Betriebsmittelkredit.

Voraussetzung sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit. Wer erst mit dem Kauf eines Bestands eine Verwaltung gründet, kann deshalb nicht über Vionor anfragen; für Gründungen sind Hausbank, Förderkredite und Bürgschaftsbank der übliche Weg, und diese vermittelt Vionor nicht. Ob ein Finanzierungspartner einen Kaufpreis für einen Bestand mitfinanziert, entscheidet er im Einzelfall.

Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich und löst bei Vionor keine SCHUFA-Abfrage aus. Zins, Zusage, Sicherheiten und Auszahlung entscheidet allein der jeweilige Finanzierungspartner nach seiner Prüfung; dabei kann er Auskünfte einholen. Als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft.

Eine Hausverwaltung wächst über Bestände und Personal, und beides kostet Geld, bevor zusätzliche Honorare fließen. Weil WEG-Verwalter per Beschluss bestellt und jederzeit abberufen werden können, ist ein übernommener Bestand nie ganz sicher.

Koppeln Sie den Kaufpreis an bestätigte Bestellungen, planen Sie den Personalvorlauf ehrlich und halten Sie Kundengelder strikt getrennt. Dann lässt sich die Rate aus den zusätzlichen Honoraren tragen, auch wenn nicht jede Gemeinschaft mitgeht.