Factoring-Kosten verstehen: Gebühren und Abschläge im Detail

Die Kosten beim Factoring bestehen aus einer Factoringgebühr und einem Finanzierungsentgelt, oft ergänzt um Prüf- und Servicegebühren. Beim Factoring verkaufen Sie Forderungen aus Lieferungen und Leistungen laufend an ein Factoring-Institut, den Factor. Rechtlich beruht das auf der Abtretung nach § 398 BGB. Der Factor zahlt den Kaufpreis sofort aus und zieht die Forderung später beim Kunden ein.

Der Deutsche Factoring-Verband beschreibt die Factoringgebühr als Entgelt für die Services, die Übernahme des Ausfallrisikos und das Debitorenmanagement. Debitoren sind Ihre Kunden, die eine Rechnung noch nicht bezahlt haben. Zusätzlich zahlen Sie eine Finanzierungsgebühr, die sich nach dem Verband meist an den aktuellen Kontokorrentkosten orientiert.

Das Merkblatt der IHK Dresden ergänzt einen dritten Posten: Eine jährliche Gebühr für die Limitprüfung wird oftmals separat berechnet. Sie bezahlt die laufende Überwachung der Bonität Ihrer Abnehmer. Je mehr Kunden Sie haben, desto mehr Limits muss der Factor prüfen.

Konkrete Sätze nennt dieser Ratgeber bewusst nicht, denn sie hängen von Ihrem Betrieb, Ihren Kunden und dem gewählten Verfahren ab. Wichtiger ist, dass Sie die Logik jedes Bestandteils kennen. Nur dann erkennen Sie, welche Kosten Sie selbst beeinflussen können und welche nicht.

Jeder Kostenbestandteil hat eine eigene Bemessungsgrundlage, und genau daran scheitern viele Vergleiche. Die Factoringgebühr bezieht sich in der Regel auf den angekauften Umsatz. Das Finanzierungsentgelt bezieht sich auf den tatsächlich ausgezahlten Betrag und die Tage bis zum Zahlungseingang. Prüfgebühren hängen eher von der Zahl der Kunden als vom Umsatz ab.

Nach dem IHK-Merkblatt richtet sich die Höhe der Factoringgebühr vor allem nach dem Bonitätsrisiko Ihres Unternehmens und Ihrer Abnehmer und nach dem Arbeitsaufwand. Den Aufwand misst der Factor in der Regel an Umsatz, Zahl der Rechnungen und Zahl der Kunden. Viele kleine Rechnungen an viele Kunden verursachen also mehr Arbeit als wenige große.

Das Finanzierungsentgelt wird nach dem Merkblatt in Höhe der tatsächlichen Inanspruchnahme berechnet, und zwar vom Forderungsverkauf bis zum Zahlungseingang. Zahlt ein Kunde nach 60 statt nach 30 Tagen, verdoppelt sich dieser Teil der Kosten für die betreffende Rechnung. Ihr Zahlungsziel und die Zahlungsmoral Ihrer Kunden sind damit ein direkter Kostentreiber.

Der Sicherheitseinbehalt ist der Teil des Rechnungsbetrags, den der Factor beim Ankauf zunächst zurückhält; er kostet kein Entgelt, verzögert aber den Geldeingang. Nach dem IHK-Merkblatt zahlt der Factor den Kaufpreis abzüglich dieses Einbehalts sofort aus. Den Rest erhalten Sie, wenn Ihr Kunde bezahlt hat und keine Abzüge mehr zu erwarten sind.

Der Einbehalt deckt Abzüge, die nach dem Verkauf noch entstehen können, etwa Gutschriften, Retouren, Skontoabzüge Ihrer Kunden oder Reklamationen. Auch beim echten Factoring, bei dem der Factor das Ausfallrisiko trägt, haften Sie weiter dafür, dass die Forderung besteht. Das IHK-Merkblatt nennt das Rechtsbestandshaftung: Die Forderung muss in der angegebenen Höhe einredefrei bestehen.

Für Ihre Planung bedeutet das: Rechnen Sie nicht mit dem vollen Rechnungsbetrag am Tag der Rechnung. Ein Beispiel mit frei gewählten Zahlen: Bei Rechnungen über 100.000 Euro im Monat und einem angenommenen Einbehalt von 15.000 Euro fließen sofort 85.000 Euro. Die 15.000 Euro kommen erst mit den Zahlungen Ihrer Kunden, abzüglich etwaiger Gutschriften.

Vom Einbehalt zu unterscheiden ist das Ausfallrisiko. Das IHK-Merkblatt nennt Factoring mit Übernahme des Ausfallrisikos echtes Factoring, ohne diese Übernahme unechtes Factoring. Beim unechten Factoring kann die Gebühr niedriger ausfallen, das Risiko eines zahlungsunfähigen Kunden bleibt aber bei Ihnen und gehört in die Liquiditätsplanung.

Sie berechnen die Factoring-Kosten, indem Sie alle Bestandteile für einen typischen Monat in Euro addieren und durch den angekauften Umsatz teilen. Das folgende Beispiel ist frei gewählt und zeigt nur die Rechenlogik, keine Marktkonditionen. Ein Großhändler verkauft monatlich Forderungen über 100.000 Euro an gewerbliche Kunden mit 45 Tagen Zahlungsziel.

Angenommen, das Angebot führt zu folgenden Beträgen: 1.000 Euro Factoringgebühr im Monat, 600 Euro Finanzierungsentgelt bei durchschnittlich 45 Tagen bis zum Zahlungseingang und 1.200 Euro Limitprüfung im Jahr, also 100 Euro im Monat. Zusammen sind das 1.700 Euro im Monat oder 17 Euro je 1.000 Euro Umsatz.

Zahlen die Kunden im Schnitt erst nach 60 Tagen, steigt das Finanzierungsentgelt im gleichen Verhältnis von 600 auf 800 Euro. Die Monatskosten erhöhen sich dann auf 1.900 Euro. Dagegen rechnen Sie, was die sofortige Liquidität bringt: Nutzt der Betrieb dadurch Lieferantenskonto von 1.000 Euro im Monat, sinkt die Nettobelastung im ersten Fall auf 700 Euro.

Setzen Sie die Kosten anschließend ins Verhältnis zum Geld, das früher verfügbar wird. Im Beispiel stehen ohne Factoring dauerhaft rund 150.000 Euro Forderungen offen, weil 45 Tage etwa anderthalb Monatsumsätzen entsprechen. Diesen Betrag stellt der Factor abzüglich Einbehalt vorzeitig bereit. Vergleichen Sie die Monatskosten mit dem, was eine andere Finanzierung über denselben Betrag kosten würde.

Sie vergleichen Factoring-Angebote richtig, indem Sie jedes Angebot mit denselben Annahmen zu Umsatz, Rechnungszahl, Kundenzahl und Zahlungsdauer in Euro umrechnen. Ein niedrigerer Gebührensatz nützt wenig, wenn dafür Prüfgebühren, Mindestentgelte oder ein höherer Einbehalt anfallen. Fordern Sie deshalb eine Beispielabrechnung auf Basis Ihrer echten Zahlen an.

Achten Sie auch auf den Leistungsumfang. Beim Full-Service-Factoring übernimmt der Factor Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen und gegebenenfalls Inkasso. Beim Inhouse-Factoring führen Sie die Debitorenbuchhaltung treuhänderisch selbst und nutzen nur Finanzierung und Ausfallschutz. Weniger Service kann günstiger sein, kostet aber eigene Arbeitszeit.

Prüfen Sie außerdem, ob der Anbieter die nötige Erlaubnis hat. Der laufende Ankauf von Forderungen auf Grundlage von Rahmenverträgen ist nach § 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 9 KWG eine Finanzdienstleistung. Wer sie gewerbsmäßig erbringt, braucht nach § 32 KWG eine Erlaubnis der Aufsichtsbehörde.

Der häufigste Fehler ist, nur die Factoringgebühr anzuschauen. Das Finanzierungsentgelt fällt zusätzlich an und schwankt mit der Zahlungsdauer Ihrer Kunden. Wer mit dem vereinbarten Zahlungsziel rechnet, obwohl Kunden regelmäßig später zahlen, unterschätzt die Kosten. Rechnen Sie mit der tatsächlichen Zahlungsdauer der letzten Monate.

Ein zweiter Fehler betrifft bestehende Verträge. Nach dem IHK-Merkblatt setzt Factoring voraus, dass keine Forderungsabtretung oder andere Rechte Dritter bestehen. Haben Sie Forderungen bereits an eine Bank zur Sicherheit abgetreten, muss das vor dem Start geklärt sein. Prüfen Sie auch Abtretungsverbote in den Verträgen mit Ihren Kunden.

Ein dritter Fehler ist die Umsatzsteuer. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass echtes Factoring keine steuerfreie Kreditgewährung ist, auch wenn ein Entgelt für die Vorfinanzierung gesondert ausgewiesen wird. Ob und in welcher Höhe Umsatzsteuer auf Ihre Abrechnung entfällt und ob Sie sie als Vorsteuer abziehen können, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Schließlich passt Factoring nicht zu jedem Kundenstamm. Das IHK-Merkblatt nennt als typische Ausschlüsse Rechnungen an Privatkunden, Forderungen mit Rückgaberechten und Branchen mit häufigem Streit über erbrachte Leistungen. Wer überwiegend solche Forderungen hat, sollte andere Wege prüfen, etwa ein besseres Forderungsmanagement oder kürzere Zahlungsziele.

Vionor vermittelt Firmenkredite und kein Factoring. Über Vionor fragen Unternehmen Kredite von 10.000 bis 500.000 Euro mit Laufzeiten von 6 bis 60 Monaten an. Vionor ist Vermittler, kein Kreditgeber; Zins, Zusage und Sicherheiten entscheidet allein der jeweilige Finanzierungspartner nach seiner Prüfung.

Eine Kreditanfrage kann trotzdem sinnvoll sein, wenn Sie Factoring erwägen. Ein Betriebsmittelkredit über einen festen Betrag ist eine Vergleichsgröße für Ihre Entscheidung. Rechnen Sie beide Varianten über denselben Zeitraum in Euro durch. Die grundsätzliche Abwägung beschreibt der Ratgeber Factoring oder Kredit.

Die Anfrage über Vionor ist kostenlos, unverbindlich und löst keine SCHUFA-Abfrage aus; der Finanzierungspartner kann bei seiner Prüfung Auskünfte einholen. Voraussetzung sind ein Sitz in Deutschland und mindestens sechs Monate Geschäftstätigkeit. Als Orientierung gelten 50.000 Euro Jahresumsatz, darunter wird der Einzelfall geprüft.